Indietro

Preventivo edile - A cosa serve, come farlo e come ottimizzare il processo

Una guida pratica per la realizzazione del preventivo edile e per lavori impiantistici, ricca di esempi pratici e di spiegazioni sulle logiche e i processi da adottare.

08 set 2023 04 min Condividi

Preventivo edile

---

Cos'è un preventivo edile?

Il preventivo edile è un documento nel quale si elencano le lavorazioni da svolgere, le quantità delle stesse ed il costo associato.

E’ quindi una tabella nella quale ad ogni riga corrisponde una attività da svolgere per la quale si definiscono quantità e prezzo. La somma del prezzo di ogni riga definisce il costo totale dell’opera.

Nella preparazione di questo documento si attivano 3 processi concorrenti:

1. CHE COSA? 

Definire il piano dei lavori, quella sequenza di avvenimenti che, partendo dalla situazione attuale mi permetterà di raggiungere lo scopo finale

2. QUANTO?

Quantificare i lavori, misurare, disegnare e calcolare

3. IL COSTO?

Stabilire il costo di ogni riga del preventivo

Va da sé che nella definizione dei lavori (che cosa deve essere fatto) una parte delle richieste possa essere di forniture di materiali. Questo punto non cambia l’essenza del preventivo ma solamente l’oggetto di ciò che deve essere realizzato; anzi è facile vedere come un preventivo di sole forniture di materiali sia normale quando si disaccoppiano i processi di acquisto dei materiali dalle prestazioni.

Di seguito un esempio di preventivo edile in Excel:

Fin qui niente di più semplice, ma la partita è destinata a farsi più interessante, iniziamo a metterci un po’ di pepe.

Esempio di preventivo con un'applicazione dedicata alla gestione dei cantieri

In questo caso, il software che sto utilizzando avrà una prima pagina di inserimento delle voci (che probabilmente prenderà in automatico da una libreria), una seconda pagina di riepilogo, e probabilmente la possibilità di esportare il preventivo per poterlo inviare al cliente.

La schermata di riassunto del preventivo ti permette di mettere subito in evidenza la relazione tra il preventivo e i costi del cantiere. Gestendo i rapportini e seguendo i costi del cantiere nella stessa app potrò subito capire dove sto guadagnando e dove invece perdendo soldi. 

Infine è possibile stampare il preventivo per inviarlo al cliente. Interessante anche la possibilità di far firmare il preventivo direttamente dentro l’app per accettazione. 

Perché si elabora un preventivo edile? Il vero obiettivo è la gestione del rischio

Istintivamente si pensa al preventivo come il meccanismo per stabilire il costo di un opera. E’ vero che c’è quindi un aspetto economico: riuscirò a pagare l’opera? E quanti soldi devo stanziare?Questo però è solo un modo per riassumere un concetto più ampio che include la soddisfazione del cliente, la remunerazione dell’impresa, la sostenibilità dell’opera (economica, ambientale, sociale, etc…)

Tutte le volte che si avvia un lavoro, si stringe un accordo tra un cliente ed un fornitore ed il preventivo è il cuore di questo accordo. In tal senso un preventivo fatto bene sarà quello che è in grado di minimizzare i conflitti tra le parti e distribuire equamente il rischio di realizzazione dell’opera.

Sì, avete letto bene, un preventivo fatto bene non è quello che annulla i rischi per il cliente! Vediamo perché.

Quali sono i tipi di preventivo e quale è il loro legame con il computo metrico dell’opera

Definiamo i 3 schemi contrattuali (le colonne della tabella sotto) tipicamente utilizzati per la realizzazione di un'opera e analizziamo le caratteristiche principali, le relazioni con le parti del problema (le righe della tabella).

Dal punto di vista del rischio notiamo uno spostamento a seconda dello schema contrattuale adottato.

La riflessione dell’esperto

• Quasi nessun lavoro è gestito seguendo un unico schema contrattuale e si tende ad assegnare una combinazione di lavoro a prestazioni, a misura e chiavi in mano secondo le circostanze

• I contratti a misura tendono a distribuire il rischio in modo più equo tra cliente e fornitore

• Nessuna forma contrattuale può annullare il rischio ne per il cliente, ne per il fornitore

Nei 3 casi analizzati sopra il preventivo edile prende forme diverse:

• Nel contratto a prestazioni diventa piuttosto un preziario che definisce il costo orario del personale, il costo per unità dei materiali, etc…

• Nel contratto a misura il prezzario si evolve componendo il costo dei lavori (e a volte dei materiali) nel prezzo per unità di opera realizzata (pavimento al metro quadro per esempio). In questo schema il preventivo prende la forma classica della tabella con la descrizione, le misure e i costi.

• Nel contratto chiavi in mano il preventivo collassa in una unica riga che definisce l’intera opera.

Diventa evidente la differente attitudine nei confronti del rischio che si adotta con le diverse forme contrattuali: da una parte un cliente esperto preferisce avere un pieno controllo sulle opere addossandosi anche una maggiore esposizione al rischio e all’estremo opposto un cliente completamente esterno che preferisce non avere nessun ruolo nel controllo dei lavori e lascia che il fornitore giochi l’intera partita.

E’ chiaro che i clienti con le competenze per gestire i lavori scarseggino (non può che essere così), e quindi il cliente deve sempre affidarsi al fornitore spostando su di esso potere decisionale e rischi associati. Così facendo il cliente perde controllo dell’opera e adotta diverse strategia per ottenere comunque il risultato voluto.

La riflessione dell’esperto

• E’ sempre difficile tracciare una linea netta tra definire precisamente il risultato del lavoro che si vuole eseguire e non interferire con le libere scelte del fornitore e del professionista che lo stanno eseguendo. Nella realtà tutte le forme di contratto richiedono un forte impegno verso il colloquio, il confronto e la trasparenza per ottenere risultati eccellenti. Questo articolo sull’introduzione del cantiere AGILE e i suoi benefici in termini di risultati ce lo spiega.

Attenzione ai computi metrici troppo dettagliati ed i preventivi impossibili

Lo strumento principale con il quale si gestisce un contratto a misura è il computo metrico, e cioè la lista delle attività e delle opere da realizzare.

Il numero medio di voci del computo metrico è aumentato nel tempo, iniziando da computi troppo striminziti (voglio costruire una casa), per arrivare a computi troppo dettagliati, generando così dei documenti impossibili da gestire per la mente umana.

Infatti, grazie anche all’arrivo dei software per la progettazione delle opere e la generazione semiautomatica dei computi metrici, questi documenti sono diventati sempre più lunghi e complessi.

Questo è un processo guidato dal cliente, il quale, avvalendosi di studi tecnici interni o di studi professionali esterni, struttura il computo metrico con sempre maggiore precisione, memore del fatto che ciò che non è presente nel computo metrico e nel relativo preventivo è sempre utilizzato dal fornitore come spazio di manovra nel quale il cliente si sente indifeso. Attenzione però, questa tendenza porta con sé dei costi gestionali che possono far male al successo dell’intera opera.

La riflessione dell’esperto

• Mio papà mi raccontava che negli anni 50 si costruivano intere casa partendo da una stretta di mano, nessun computo, nessun disegno, nessun contratto. Nessuna gestione del rischio e, di conseguenza, enormi rischi per la realizzazione dell’opera e per la sopravvivenza dell’impresa. Molte imprese fallirono.

• Questo è cambiato nel tempo e il computo metrico più lungo che ho mai visto era di 600 pagine A4. Un computo così lungo richiede l’istituzione di un project management office, un costo rilevante da dedicare alla gestione dell’opera e da considerare in fase di offerta.

• Il computo metrico di un’opera realizzata senza un project management office deve essere comprensibile e controllabile da un uomo solo, a portata di cervello umano: qualche pagina.

Un altro problema legato al dettaglio dei computi metrici è il rischio di contraddizione che nasce all’aumentare del dettaglio.

Specificando sempre meglio i materiali da utilizzare e le fasi del lavoro da compiere, si rischia di incorrere in contraddizioni intrinseche (conflitti tra le varie parti progettuali) ed estrinseche (dettate da cause esterne come la disponibilità sul mercato di un certo materiale).

Queste contraddizioni costano al cliente sia in termini di sforzo iniziale per scrivere il computo che come errore nell’esecuzione; errore non imputabile dal fornitore perché determinato dal computo.

Come ottimizzare i preventivi edili?

Spesso si pensa all’ottimizzazione dei preventivi in termini di guadagno o di costo per il cliente. Questi parametri sono di sicuro fondamentali ma non sono gli unici da considerare.

La riflessione dell’esperto

• Ci ripetono spesso che il prezzo di un preventivo non è il punto sul quale il cliente baserà la propria scelta, vero. Attenzione però, in fondo è sempre la somma che fa il totale!

L’emissione di preventivi è un processo che va strutturato. Arrivano anche troppe richieste di preventivo e molti meno lavori: questo è un dato di fatto vero per tutti. Non ci deve però scoraggiare dal gestire al meglio ogni richiesta per creare quel canale di intesa con il cliente che ci permetterà di prendere il lavoro con il giusto rischio di realizzazione dell’opera.

Moltissime riflessioni si ripetono, e avere le idee chiare a priori velocizza e semplifica il processo.

Costruire un preventivo per fasi successive di precisione

I clienti chiedono preventivi almeno in due diverse fasi:

• Offerta budgetaria. Ci chiedono quanto costerà un lavoro per capire se hanno i soldi per realizzare l’opera

• Offerta economica per assegnare un contratto. In questo caso il cliente sta veramente cercando qualcuno che faccia il lavoro e vuole assegnare un contratto.

Conoscere questa informazione è fondamentale per capire quale è il livello di dettaglio con il quale dobbiamo rispondere.

La riflessione dell’esperto

• Non rifiutate di fornire un'offerta budgetaria, perché chi aiuta il cliente a costruire il budget è in pole position per la preparazione del preventivo.

• Quando un cliente chiede un’offerta budgetaria spesso non sa quale sia veramente l’entità del lavoro, sta studiando il problema per fasi successive di approssimazione: dal molto approssimato al più preciso.

• Inoltre aiutare il cliente a impostare il problema e studiarne il costo lo avvicina al nostro modello di preventivo e quindi alle nostre regole per la gestione del rischio.

• Non fate conti durante questa fase ma date informazioni al cliente che lo aiutino a fare i conti.

Avere dei modelli di preventivo

La prima cosa da fare è avere un modello standard di preventivo, un modello che permetta di scrivere l’accordo con il cliente secondo una lingua a noi familiare.

Questo modello standard parte da una lista strutturata di prestazioni che siete in grado di fornire e per le quali sapete dare delle quotazioni economiche.

Da questa potete ricavare una decina di preventivi standardizzati che rappresentano l’80% dei lavori che siete chiamati a quotare. Emettere un preventivo partendo da questi modelli dovrebbe richiedere per voi pochissimo sforzo.

A volte i clienti ci chiederanno di rispettare il loro computo metrico e di riproporre il preventivo secondo le voci esposte nel computo. Questa è una contrattazione tra voi e il cliente e negli appalti pubblici può essere molto difficile da vincere, ma, soprattutto nei lavori privati, avete delle carte da giocare.

1. Il prezzo finale! Il primo punto è che riscrivendo il preventivo secondo le voci a voi familiari sarete in grado di ottimizzare al meglio la vostra offerta economica

2. La strategia di fornitura. Sarete in grado di esprimere con precisione ciò che potete fare direttamente, ciò che subappaltate e ciò che, purtroppo, non riuscite a fare (minimizzate questi punti perché sono molto dolorosi nella scelta finale del cliente)

Avere un metodo standardizzato di calcolo dei prezzi

Partite dai vostri 10 modelli di preventivo pre-confezionati e strutturati in tabelle. Possono essere tabelle cartacee, che fotocopiamo e modifichiamo a penna di volta in volta (questo metodo è un po’ primitivo) oppure possono essere dei fogli Excel con i quali automatizzare un po’ di conti, o delle applicazioni specifiche per la preventivazione nei cantieri edili. Tutti i metodi sono accettabili purché ci permettano di creare preventivi nel giro di pochi minuti.

Avere degli allegati standardizzati, brevi e chiari

Il tempo è prezioso per i fornitori come per i clienti. Partendo da questo assunto è importante minimizzare le informazioni che inviamo con un preventivo. Dobbiamo mettere le informazioni che riteniamo importanti, spogliandole di tutti gli orpelli che siamo abituati ad allegare (pagine e pagine di brochure, di ripetizioni di informazioni e di esclusioni dai lavori e dalle forniture…).

Inoltre molti dei documenti che alleghiamo sono tecnici e nascondono sigle e descrizioni comprensibili solamente per gli addetti ai lavori. Il cliente però potrebbe non essere in grado di capire le sfumature ed ogni pagina oscura, non capita, lascia un segno negativo. Un preventivo lungo e difficilmente leggibile, viene percepito dal cliente come una trappola da avvocati nella quale abbiamo detto tutto e il contrario di tutto.

A questo si aggiunge il problema dello sforzo che deve fare il cliente per capire il preventivo: la finestra di attenzione delle persone è sempre più stretta! E’ vero su TikTok e su Instagram ma è vero anche per i nostri preventivi.

Errori da evitare in un preventivo

1. Nascondere il costo totale fra mille informazioni. Un preventivo fatto bene dovrebbe iniziare con una pagina di riassunto, nella quale si chiarisce quello che si può fare, quello che non si riesce a fare, quando siamo pronti a fare il lavoro e quanto costerà, subito e chiaro. Questo crea fiducia nel rapporto con il cliente.

2. Lasciare parti di lavoro non quotate senza evidenziarlo al cliente. Se non siamo in grado di fornire l’intera soluzione è bene aiutare il cliente a costruire l’intero piano d’azione. Il cliente non vuole comprare il nostro servizio, vuole realizzare l'opera e i nostri servizi sono una parte di essa.

3. Consegnare un preventivo con i soli prezzi a misura e non indicare il totale di spesa.

4. Non avere chiaro l’obiettivo del cliente. Fare qualche domanda sulle intenzioni del cliente ci aiuta a dare contesto e capire qual'è la vera domanda alla quale dobbiamo rispondere. Indagare i tempi, i piani e le costrizioni esterne del cliente aiuta a dare una risposta coerente, che rassicura il cliente senza perdere tempo inutile. A volte anche una risposta troppo dettagliata in una fase preliminare o budgetaria danneggia la nostra immagine.

5. Non tenere conto dei tempi di realizzazione, del piano generale. I tempi sono fondamentali e cambiano risposte buone in risposte non accettabili.

Processo standardizzato per la creazione di un preventivo per un cantiere edile

In quel lavoro, hai guadagnato o hai perso soldi? Come utilizzare il preventivo insieme al controllo dei costi di cantiere

Il guadagno o la perdita, o peggio ancora la mancata riscossione di parte o tutto il lavoro sono la prova provata della bontà del preventivo. Meglio ancora se il cliente, dopo averci fatto lavorare una prima volta, torna da noi per diventare un cliente abitudinario. In somma, quando i preventivi sono fatti bene si stanno costruendo le basi per la sostenibilità a lungo termine dei propri affari.

Spesso però non sappiamo con precisione e tempestività se abbiamo guadagnato o perso durante l’esecuzione di un lavoro. Vogliamo evidenziare la presenza di 2 problemi: uno riguarda la precisione del conto sul guadagno di un lavoro, e il secondo riguarda la tempestività di questa informazione, il “quando” questa diventa disponibile.

La riflessione dell’esperto

• I capo commessa che hanno paura di perdere soldi iniziano a mettere le mani avanti su ogni questione e decisione di cantiere e questo rende il lavoro difficile, fino ad arrivare a bloccarlo. Si crea una forte atmosfera di sfiducia e la possibilità che l’opera fallisca diventa sempre più alta

• Dall’altro lato bisogna avere una conoscenza, anche approssimata, ma realistica e veloce di come stanno evolvendo i conti di cantiere altrimenti rischiamo di far fallire la ditta che esegue i lavori

Diventa quindi evidente che devo instaurare un processo di controllo dei costi che garantisca almeno due caratteristiche:

1. Deve essere in tempo reale, mentre i lavori stanno avvenendo

2. Deve essere in grado di legare i costi alle voci del preventivo

Vi consigliamo di leggere questo approfondimento per scoprire come impostare un processo di controllo dei costi del cantiere che rispetti queste caratteristiche:

Come confrontare automaticamente i costi del cantiere con le voci del preventivo

Quando ho sotto controllo i costi del cantiere dovrei essere in grado di compararli con il preventivo dei lavori: la domanda che mi pongo non è solamente quanto sto spendendo, ma anche dove stò spendendo.

Nella figura sotto vedete un caso reale di avanzamento dei costi per le varie voci di preventivo: si nota come le attività di muratura generica abbiano superato il preventivo di spesa iniziale.

Questo tipo di analisi è possibile solamente grazie alla digitalizzazione dei processi di controllo dei costi, dei rapportini di cantiere e delle altre voci di costo.

Ma quando si scopre una voce del preventivo nella quale stiamo perdendo soldi cosa possiamo fare?

Niente panico, perdere soldi in una voce di preventivo non è niente di grave, se nel complesso il cantiere sta portando i guadagni attesi. Possiamo però chiederci perché sta succedendo e valutare se coinvolgere la committenza o meno in questa discussione.

Come abbiamo detto inizialmente infatti, il preventivo è un documento di gestione del rischio e, a seconda dello schema adottato, rendere la committenza edotta sulle voci che stanno causando una perdita può essere uno strumento di gestione di mitigazione del rischio dell’opera. Attenzione a non esagerare però altrimenti miniamo il rapporto di fiducia e la sostenibilità del business a lungo termine.

La riflessione dell’esperto

• A volte è meglio accettare una perdita ma non perdere la faccia!

• In alcuni casi ci sono delle voci di preventivo che sappiamo essere in perdita ma eravamo costretti dalla committenza o dall’opportunità a fornire quella quotazione.

• Usa sempre questi insegnamenti per migliorare il tuo prossimo preventivo!