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Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori nel cantiere digitale

I modelli di verbale e i processi per il Direttore dei Lavori con il metodo Locci implementato in Mela. Un sistema efficace per gestire e semplificare la complessità della direzione dei lavori in un cantiere.

07 set 2021 05 min Condividi

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori

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I modelli di verbale e i processi per il Direttore dei Lavori. Quando si pensa al Direttore Lavori vengono subito in mente mille verbali, e più si diventa esperti in materia più questi verbali sembrano aumentare in numero e complessità. Ogni nuovo verbale supera i precedenti per importanza e sontuosità, quasi in una deriva verso il barocco della burocrazia.

Come Direttori dei Lavori, però, siamo tecnici e coltiviamo da sempre l’amore per la linearità e la semplicità… ma l’incontro con le responsabilità legate al ruolo tende a impaurirci e quindi abbiamo la tendenza a proteggerci adottando la più pomposa delle burocrazie.

Oggi vogliamo uscire da questa deriva verso il barocco e approcciare il problema della direzione lavori con un’ottica agile e fresca. Per fare questo abbiamo studiato un metodo completamente digitale per gestire la direzione lavori di un cantiere. Lo abbiamo fatto insieme a Laura Locci, fondatrice dello studio tecnico La Progetti srl e Direttore Lavori di grande esperienza sia nel settore pubblico che privato.

Per iniziare il nostro percorso disegniamo un processo semplificato della direzione lavori e vediamo come questo è affrontato con la metodologia tradizionale e di come cambia con un po’ di digitale. 

I modelli del metodo Locci sono disponibili per i nuovi iscritti alla piattaforma, oppure possono essere richiesti scrivendo a contact@mela.work.

SCARICA QUI IL PDF del processo semplificato >>

Avanziamo nel nostro processo aiutati da due attori:

• Il Direttore dei Lavori Analogico DL-A

• Il Direttore dei Lavori Digitale DL-D

(Nelle note in fondo all’articolo vedi i dettagli e le ipotesi - condizioni/giustificazioni - di questo processo semplificato).

Il processo semplificato per il Direttore dei Lavori elaborato in Mela

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: l'incarico

Abbiamo appena ricevuto un incarico per un nuovo cantiere e le prime attività naturalmente sono lo studio del progetto, del computo metrico, dei vari attori di cantiere e dei contratti.

SCARICA QUI il modello Excel del metodo Locci semplificato per Mela >>

Avete notato che il Direttore Lavori digitale usa l’app anche come un archivio condiviso, così da essere sicuro che i documenti che lui controlla sono gli stessi a disposizione della ditta esecutrice.

Se tutto è a posto, si inizia con l’esecuzione dei lavori.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: la consegna dei lavori

La consegna dei lavori è uno dei passi fondamentali che abbiamo inserito nel nostro processo semplificato perché senza di essa è impossibile stabilire quando e secondo quali criteri la ditta esecutrice deve iniziare i lavori. Questo passaggio dovrebbe essere attuato in qualsiasi cantiere, per piccolo o semplice che sia.

La consegna dei lavori avviene in presenza, in cantiere con l’incontro di almeno 2 attori: Il Direttore dei Lavori e il legale rappresentante dell'impresa appaltatrice dei lavori o suo delegato.

In realtà è buona prassi includerne un terzo che è il CSE: infatti anche lui dovrà sancire un momento di inizio dell’esecuzione delle opere e quindi potremmo pensare di creare sinergia facendo seguire alla consegna dei lavori da parte della DL, la riunione di coordinamento del CSE.

Quindi il Direttore Lavori e il rappresentante dell’impresa sono in cantiere, hanno la documentazione progettuale e i contratti a disposizione, e verificano che le operazioni da eseguire siano corrette, chiare e fattibili secondo il piano ed i tempi prestabiliti. Il Direttore dei Lavori guida la discussione (non sempre è un compito semplice) ed infine redige il verbale di consegna lavori.

Esaminiamo ora i diversi passaggi compiuti dal Direttore dei Lavori Analogico vs Digitale

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il giornale dei lavori

Ricordiamo che nel nostro esempio il giornale dei lavori è semplificato alla sola tracciatura delle opere, del modo in cui esse sono eseguite e dei tempi nelle quali queste sono state realizzate. Insomma diventa una storia dell’opera atta a garantire tracciabilità e qualità.

Per fare ciò lo immaginiamo come un vero e proprio diario dell’opera contenente foto, video e descrizioni dei lavori.

Una parte fondamentale di questo diario sono le foto, gli ordini e le decisioni prese, i materiali utilizzati e la documentazione a corredo degli stessi. Ma vediamo come i nostri 2 attori si organizzano per scrivere questo loro piccolo libro.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: gli ordini di servizio

Il problema è semplice e conosciuto da tutti i Direttori Lavori: dobbiamo lasciare traccia scritta di un'indicazione, prescrizione, scelta che abbiamo impartito alla Ditta Esecutrice e per questo usiamo una comunicazione abbastanza semplice, un ordine di servizio. Gli Ordini di Servizio fanno parte integrante della storia del cantiere, anzi se volete raccontano le decisioni e le loro motivazioni soprattutto quando si tratta di correggere aspetti o problemi che da soli non prenderanno la giusta strada.

Vediamo come procedono i nostri 2 attori.

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il verbale di sospensione lavori e il verbale di ripresa dei lavori

Se tutto va bene e i lavori proseguono senza grossi intoppi, non abbiamo bisogno di questo verbale. A volte però per varie cause siamo costretti a sospendere i lavori. Questo succede per esempio nei seguenti casi:

• Cause di forza maggiore (clima, Covid nel marzo 2020, etc…)

• Gravi ritardi o inadempienze contrattuali

• Varianti progettuali che necessitano ulteriori adempimenti (calcoli, verifiche, autorizzazioni…)

In tal caso è importante che il Direttore Lavori comunichi e tenga traccia dei tempi, delle modalità e delle ragioni per cui si sospende l’opera: ecco che il verbale di sospensione assume un’importanza fondamentale.
Ricordiamoci che spesso nelle sospensioni sia la committenza che la ditta esecutrice subiscono dei danni economici e ci troviamo in una delle condizioni più propizie per iniziare difficili battaglie legali.

Non ci dilunghiamo qui sul processo seguito dai nostri due direttori dei lavori perché il processo è identico a quello seguito per l’Ordine di Servizio.

In un caso il processo avviene parzialmente in cantiere e poi in ufficio con l’estensivo utilizzo delle email come mezzo di comunicazione, nell’altro caso il processo è guidato da una chat tra il Direttore dei lavori e la ditta esecutrice dove compilano i verbali, raccolgono foto e firmano. Valgono le stesse considerazioni fatte sopra.

Nel caso del DL-D i modelli da usare in Mela sono:

• Modello 04 del metodo Locci per la sospensione

• Modello 05 del metodo Locci Per la ripresa dei lavori

Modelli di verbali e processi per il Direttore Lavori: il verbale di fine lavori

Siamo giunti alla fine del nostro cantiere. Anzi pensiamo prima di dover comunicare la fine dei lavori strutturali. Il Direttore dei Lavori analogico continua sempre con la propria metodologia e la applica a ogni passo: word, pdf, firma, email, archiviazione, risposta, archiviazione.

Ma nel caso di comunicazione di fine dei lavori strutturali, che deve essere inviata ad uffici esterni che probabilmente non hanno Mela, come se la cava il nostro Direttore dei Lavori Digitale?

Direttore dei Lavori Digitale

È in cantiere, o anche in ufficio, o se vuole anche sul divano di casa, e deve comunicare la fine dei lavori strutturali. Il DL-D accede a Mela (può farlo anche dal computer se vuole) e inserisce la comunicazione direttamente nella chat tramite il modello 06. Firma la comunicazione sempre dentro Mela e con un click invia il pdf firmato della comunicazione a chiunque sia interessato. È Mela stessa che genera il pdf con la firma e lo mette a disposizione di email, Dropbox, o altri strumenti di trasmissione dei documenti.

Nel caso il Direttore Lavori dovesse prendere in carico le opere prima del loro completamento potrà tenerne traccia in Mela tramite il Verbale di presa in carico anticipata: il Modello 07. La metodologia è sempre la stessa.

Abbiamo finalmente terminato il nostro cantiere e possiamo trarre qualche conclusione. Il Direttore dei Lavori Digitale ha principalmente 3 vantaggi:

• Riduce al minimo il lavoro da svolgere in ufficio dopo essere tornato dal cantiere

• È informato e aggiornato in modo continuativo sull’avanzamento dei lavori grazie al meccanismo della chat

• Raccoglie più informazioni e le informazioni sono facilmente leggibili senza dover comporre difficili report sull’avanzamento lavori.

Dall’altro lato si può trovare di fronte a una difficoltà: convincere la ditta esecutrice ad accettare l’utilizzo di uno strumento digitale. È interessante però riscontrare che nella stragrande maggioranza dei casi la ditta esecutrice accoglie questa novità con entusiasmo per 2 motivi:

• Lo strumento permette alla ditta stessa di tracciare facilmente la storia del cantiere e di trovarsi preparata di fronte a possibili discussioni. L’azienda non è più un esecutore primitivo del lavoro ma diventa essa stessa garante della qualità dell’opera riducendo di molto il rischio di contestazioni

• Il giro di comunicazioni via email è un mal di testa enorme anche per l’azienda esecutrice, infatti le comunicazioni via email vanno spesso verso il legale rappresentante dell’azienda mentre le decisioni operative sono prese in campo con il capo cantiere. Questa dicotomia è una delle fonti di perdita più ricorrenti nelle aziende esecutrici.

Ridurre questo disallineamento rappresenta per l’azienda un guadagno netto

Nota sul processo semplificato

Come notate, abbiamo identificato questo processo come semplificato perché ignora volutamente tutta la gestione contabile del lavoro (libretti misure e SAL). I puristi potrebbero obiettare che questi documenti fanno parte del giornale lavori, ma il colore che vogliamo dare al nostro giornale lavori è quello del diario dei lavori (tracciabilità e qualità), più che quello contabile. Intendiamoci, il Direttore Lavori dovrà comunque fare i libretti misure ed i SAL. Non li analizziamo qui per non entrare in una trappola di burocrazia, legata soprattutto agli appalti pubblici e alla gestione dei pagamenti.

Il nostro processo è quindi legato alla Direzione Tecnica dei lavori e semplificando riterremo che questa possa essere in qualche modo affrontata anche indipendentemente dalla burocrazia economica del lavoro.

Ecco nascere il nostro processo semplificato! Ecco che il Direttore Lavori torna d’improvviso un entusiasta della linearità e semplicità.

È lecita la nostra operazione? Sì, pensando principalmente a tre aspetti:

• Per il cliente il Direttore Lavori è prima di tutto il paladino della qualità del lavoro, è la figura che garantisce che quello che io cliente sto acquistando è fatto bene (secondo progetto e secondo le migliori norme costruttive)

• Fuori dal mondo degli appalti pubblici, lo schema delle SAL e dei pagamenti si semplifica nettamente e quindi per partire possiamo pensare di occuparci di appalti semplici.

• Nel caso di un Lavoro Pubblico l'utilizzo della modalità semplificata deve essere concordato con il RUP (che potrà ad esempio essere parte del team dell'attività e con il quale si potrà concordare la personalizzazione dei verbali, secondo i suoi desiderata, proprio per l'utilizzo univoco dello strumento).

Nota sul giornale dei lavori digitale

Come indicato in Gazzetta Ufficiale nel DM 49-2018 e poi rinforzato a più riprese dal legislatore, i documenti contabili della gestione delle opere pubbliche deve essere digitalizzata. Di conseguenza anche il giornale dei lavori, i verbali, gli ordini e altro devono diventare digitali. Per maggiori dettagli vi mandiamo al nostro articolo sul giornale dei lavori digitale.

Un ultimo punto.

È chiaro che, nel caso di un Lavoro Pubblico, l'utilizzo della modalità semplificata deve essere concordato con il RUP (che potrà ad esempio essere parte del team dell'attività e con il quale si potrà concordare la personalizzazione dei verbali, secondo i suoi desiderata, proprio per l'utilizzo univoco dello strumento.