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Il rapportino di lavoro: cos'è e come implementarlo in azienda

Questa è una guida pratica che ti aiuta a definire il processo che vorrai utilizzare per la gestione del rapportino di lavoro. Al termine della lettura avrai gli strumenti per decidere come impostare il tuo rapportino di lavoro e quali sono gli strumenti digitali che ti aiutano nella loro gestione.

19 giu 2023 04 min Condividi

Rapportino di lavoro

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Cosa è il rapportino di lavoro?

Il rapportino di lavoro è un documento cartaceo compilato da chi esegue i lavori che serve a tracciare i seguenti aspetti:

• Le attività svolte

• Le risorse utilizzate (ore lavorate, materiali, etc…)

• Eventuali note di qualità e misure

• Accettazione delle attività svolte da parte dei clienti

Il rapportino così redatto viene poi consegnato in ufficio dove servirà per emettere fattura (per lavori semplici) oppure va a fare parte della documentazione contabile della commessa (per cantieri più complessi).

Perché compilare i rapportini di lavoro?

Prima di iniziare a costruire il nuovo processo che utilizzerai per gestire i tuoi rapportini fermati e rispondi alla seguente domanda: Perché vuoi fare i rapportini di lavoro? Perché i tuoi collaboratori devono compilarli?

Ci sono 4 possibilità e dobbiamo scegliere con cura la risposta perché questa cambierà il processo che implementeremo.

1. Voglio sapere quali attività si sono svolte. Che cosa abbiamo fatto?

2. Voglio gestire le ore lavorate dalle persone. Quante ore? Chi? In quale cantiere?

3. Voglio avere sotto controllo i costi del lavoro, del cantiere. Quanto sto spendendo?

4. Devo averli per fatturare - Approvazione del cliente. Quanto sto guadagnando?

Abbiamo aggiunto in fondo anche una parte bonus che in questo articolo vogliamo solo introdurre e che tratteremo nel dettaglio in un articolo a parte.

Lo so che la prima risposta che viene in mente è: tutti e 4. Ma sforziamoci per capire quali sono le differenze e come queste influenzano il rapportino.

1. I rapportini dei lavori per tracciare le attività svolte.

Il primo punto è legato alla storia del lavoro: voglio sapere o avere traccia (a seconda che i lavori li faccia direttamente io o i miei collaboratori) delle attività svolte. Il meccanismo che si innesca è simile in entrambi i casi e, di fatto, è un processo di trasparenza e qualità.

Consiglio dell’esperto

La parola trasparenza è vissuta in cantieristica sempre con un po’ di sospetto ma, i capo cantiere più esperti, sanno che informare gli altri di cosa si sta facendo e come lo si sta facendo è il primo passo per costruire la fiducia. Un cantiere dove c’è la fiducia ha meno problemi!

2. Il rapportino di lavoro per il controllo delle ore lavorate

Questo è un processo più complesso di quello che sembra a prima vista: un ottimo obiettivo per implementare strategie digitali e lavorare subito con le APP.

L’obiettivo è quello di sapere giorno per giorno chi ha lavorato in quale cantiere (o intervento) e di automatizzare la generazione dei report personalizzati delle ore lavorate da consegnare a fine mese per le buste paga.

I nostri complimenti perché stai puntando alla diminuzione del carico burocratico: automatizzando questo processo infatti puoi risparmiare delle ore ogni mese a scrivere e trascrivere tabelle perfettamente ripetibili aziendale. Questo obiettivo è un ottimo primo passo per arrivare al punto dopo: il controllo di tutti i costi di cantiere!

3. I rapportini di lavoro per implementare il controllo dei costi di cantiere

L'obiettivo che hai scelto è quello del controllo dei costi: quanto sta costando il cantiere o il lavoro ad oggi? Questo è l’obiettivo più comune del processo di compilazione e gestione dei rapportini di lavoro.

E’ il nostro preferito perché normalmente si conoscono i costi del cantiere con troppo ritardo (alcune settimane) per poter prendere delle azioni correttive. Ridurre il tempo con il quale si conoscono i costi di cantiere permette di agire direttamente sui lavori quando questi sono in corso ed in ultima analisi di ridurre i rischi legati al singolo cantiere.

Un domanda fondamentale è legata alla tua struttura dei costi: cosa genera i costi nel tuo lavoro e come vuoi tenerne traccia? Personale, materiali, noleggi, servizi, mezzi? Affronteremo questa domanda in uno specifico capitolo sotto.

Il consiglio dell’esperto

Spesso si pensa che per controllare i costi del cantiere sia necessario registrare il costo di ogni singolo materiale utilizzato in cantiere. Questo può essere fuorviante perché si rischia di dover contare anche le singole viti che vengono utilizzate. E’ importante capire la differenza tra ottimizzazione del costo di acquisto delle viti e il controllo dei costi del cantiere. Questa differenza può aiutarci a semplificare molto il lavoro di scrittura dei rapportini.

Il controllo dei costi del cantiere ed il controllo di gestione.

Quando si entra nell’ottica del controllo dei costi ci sono almeno 3 livelli fondamentali ai quali approcciare il problema:

1. Quanto sta costando il lavoro?

2. Quanto stanno costando le varie fasi del lavoro?

3. Il preventivo di spesa era corretto?

La seconda e la terza domanda sono la base per il controllo di gestione del cantiere ed i rapportini di lavoro rappresentano un punto fondamentale per poter approcciare questa specialità aziendale. Attenzione però sono livelli di approfondimento crescenti e richiedono competenze e sforzi differenti. Non vogliamo entrare qui nel dettaglio del processo 3 e ci accontenteremo di dire che seguire i lavori (cosa ho fatto oggi) e seguire i costi (quanto è costato) sono un ottimo punto di partenza per rispondere alle domande 1 e 2.

4. Il rapportino di lavoro per facilitare il processo di fatturazione

Questo è di solito il caso in cui le singole attività svolte, i singoli interventi, devono essere fatturate ai nostri clienti: è il caso tipico della manutenzioni degli impianti o dei contratti quadro di servizi.

In questo caso di solito ci sono due punti di attenzione: il primo è quello di ottenere dal cliente il riconoscimento istantaneo delle attività svolte (anche qualora non essere fisicamente presente), il secondo è la possibilità di trasferire i dati nel modo più automatico possibile verso i sistemi di fatturazione.

Il consiglio dell’esperto

Avere la firma del cliente su ogni rapportino può essere difficile anche perché i clienti non sono sempre disponibili. E’ fondamentale quindi creare un canale digitalizzato di comunicazione e firma dei rapportini anche da remoto.

Quanto costa la gestione dei rapportini cartacei?

Questo aspetto è spesso sottovalutato ma è importante. Lo sai quanto costa la gestione dei rapportini di lavoro?

Nell’articolo che trovate al link sotto abbiamo fatto una analisi dettagliata dei costi legati alla gestione dei rapportini per scoprire che un processo gestito con rapportini cartacei costa circa 50€ per settimana per cantiere: vai all'articolo. 

Non è un costo trascurabile e può essere ridotto del 80% con l’aiuto del digitale proprio perché il problema dei rapportini cartacei è che di per se sono fogli scritti inutili, finché qualcuno non li usa per fare dei conti: se i conti li faccio a mano costano mentre il digitale riesce ad automatizzare completamente quella parte del processo.

Quale è il processo migliore per la gestione dei rapportini di lavoro?

Nello schema che segue abbiamo rappresentato 5 diversi processi di gestione del rapportino di lavoro: dal più semplice e storico che per scherzare abbiamo chiamato l’agenda della banca e che si adatta di fatto solamente ad aziende unipersonali o simili, al più avanzato dove una app raccoglie le informazioni direttamente in campo e automatizza l’intero processo. In blu abbiamo evidenziato i processi manuali, mentre in verde si vedono i passaggi che sono automatizzati grazie all’utilizzo di software.

E’ interessante notare come il processo più semplice e quello più avanzato si assomigliano: in qualche modo le app si ispirano all'immediatezza del processo manuale, ma riescono a gestire automaticamente la complessità tipica di aziende anche strutturate.

Il consiglio dell’esperto:

Quando si punta a migliorare il proprio processo non è necessario ripercorrere tutta l’evoluzione che questo ha avuto nel tempo: inventare la ruota, costruire un carro, le macchine a vapore, le macchine a benzina per poi arrivare alla Tesla.

Passa subito al processo più moderno, semplice ed automatizzato.

Ti suggeriamo questo semplice articolo dove trovi la spiegazione in 4 semplici passi per implementare un processo di gestione dei rapportini dei lavori in digitale: vai all'articolo.

Come creare il mio modello per il rapportino di lavoro?

Come creare il mio modello di rapportino di lavoro? Lo copio semplicemente da quello che hanno fatto altri?

Questa è una delle decisioni più importanti e dipende dalle nostre peculiarità aziendali. Sotto vediamo uno schema semplificato che può aiutare a muovere i primi passi.

Il tutto si rifà alla prima domanda che ci siamo posti, quale è l’obiettivo che voglio raggiungere implementando i rapportini di lavoro.

Devo mettere le foto nel rapportino di lavoro?

Partiamo da una cosa semplice e ormai sempre presente nei cantieri: le foto del lavoro. Chiaramente è impossibile avere le foto nei rapportini cartacei e quindi, se ho optato per questa opzione, sarò costretto a gestire un archivio delle fotografie a se stante, ma fate attenzione, doppio processo uguale doppia spesa.

Il nostro consiglio è di scegliere uno strumento digitale che permetta di allegare le foto ai rapportini e che crei automaticamente una galleria fotografica dei lavori svolti.

Il consiglio dell’esperto

Non dimenticare l’importanza della comunicazione. Imponi una semplice abitudine: fare qualche foto al lavoro svolto sia al mattino che al pomeriggio e condividerle insieme al rapportino. Questo naturalmente è possibile solamente con le tecnologie digitali.

Come inserire la descrizione dei lavori svolti?

Per la descrizione basta un riquadro di testo libero che permetta la descrizione del lavoro svolto.

Consiglio dell’esperto

La descrizione del lavoro svolto nel rapportino cartaceo è utile sul momento della trascrizione dalla carta al foglio Excel, ma impossibile da utilizzare per ricerche ed analisi successive. La ricerca nell’archivio dei rapportini cartacei è un incubo.

Come gestire le ore lavorate nei rapportini dei lavori?

La prima cosa da definire è chi compila il rapportino: ognuno segna le proprie ore oppure il capo squadra segna le ore di tutta la squadra?

Ci sono pro e contro in ognuna delle soluzioni: organizzazioni più mature ed affiatate tendono a rendere ogni membro il più indipendente possibile nella gestione e rendicontazione delle ore, mentre strutture più embrionali o mutevoli pretendono processi più piramidali.

Consiglio dell’esperto

Se si dà la possibilità alle persone di controllare le proprie ore durante tutto il mese (quante ore ho fatto e dove) si riducono gli errori e i grattacapi a fine mese. Questo tipo di autocontrollo non era possibile con i rapportini cartacei o con i gestionali aziendali classici, ma è facilitato dalle nuove app.

La seconda domanda da porsi riguarda la necessità di tracciare tariffe orarie diverse: ore ordinarie, ore straordinarie, festivi, etc….

Partiamo da un caso semplice: dividiamo le nostre ore solamente in ordinario e straordinario. Questo basta per la maggior parte delle aziende.

Devo inserire i costi dei viaggi nei rapportini?

Questa è una scelta aziendale e dipende come voglio interpretare i costi legati agli spostamenti. Di solito è più importante per attività lontane dalla sede, che coinvolgono trasferte.

Una modalità semplice e che da solitamente un buon risultato è quello di fissare un costo per km di viaggio e un costo forfettario per pasto.

Così facendo la compilazione del rapportino resta snella e non perdo traccia di costi che comunque devo sostenere.

Le moderne app come Mela hanno i costi di viaggio legati al personale e possono tener conto in modo semplice di costi km, di pranzi, cene e pernotti. Così facendo avrai sempre il calcolo automatico di questi costi direttamente nel riassunto del cantiere.

Devo mettere la Cassa Integrazione nel rapportino di lavoro?

Per capire meglio questa domanda definiamo meglio la Cassa Integrazione Guadagni Ordinaria (CIGO), per gli amici CIG.

I beneficiari di questo supporto erogato dall’INPS sono i dipendenti sospesi dal lavoro che effettuano prestazioni di lavoro a orario ridotto nei seguenti casi:

1. situazioni aziendali dovute a eventi transitori e non imputabili all’impresa o ai dipendenti, incluse le intemperie stagionali

2. situazioni temporanee di mercato.

Da questo si evince che per le aziende è un bene avere un processo per rendicontare queste situazioni di mancata produttività ed il rapportino di lavoro può essere un buono strumento per conteggiare anche le ore di CIG da imputare ai cantieri.

Il consiglio dell’esperto:

Se utilizzo una app di ultima generazione per la gestione dei rapportini e inserisco le ore di CIG giorno per giorno, queste sono compilate automaticamente nel report da inviare a chi compila le buste paga a fine mese.

Posso mettere anche le ferie e la malattia nel rapportino di lavoro?

La risposta è sì, magari tenendo un cantiere fittizio che si chiama proprio ferie e malattia. Così facendo non ho bisogno di un’altro processo o di un’altro sistema per tenere conto delle ferie e della malattia.

Come controllare il costo del cantiere grazie ai rapportini di lavoro.

Per prima cosa dobbiamo decidere come vogliamo contare i costi del cantiere e ci sono un paio di decisioni strategiche da prendere.

Usiamo un caso pratico per ragionare sul problema del controllo dei costi di cantiere: la ristrutturazione del bagno del sig. Rossi.

Ecco un possibile calcolo che faremo per preparare il preventivo.

Il nostro costo totale del lavoro è di 9.816€, e supponiamo di puntare ad una marginalità del 30%, il nostro preventivo per il sig. Rossi è di 12.760€..

Quando sapremo se abbiamo rispettato la nostra aspettativa di guadagno? Questa domanda ci porta al prossimo punto e cioè quando contabilizzare i costi di cantiere.

Quando è meglio contabilizzare i costi relativi ad un cantiere?

Proviamo a spiegare meglio la domanda sopra. Probabilmente quella sotto è la linea del tempo che descrive l’andamento del nostro cantiere.

Il lavoro dura in tutto 4 mesi, dal preventivo al conto finale. A seconda di quando e come “facciamo i conti” le nostre considerazioni economiche sul lavoro e le azioni che vogliamo intraprendere cambiano.

Presentiamo a seguire 3 strategie diverse per mostrare come queste impattano la tempestività delle valutazioni e la precisione delle stime riguardanti l’andamento dei costi di cantiere.

Caso 1 - L’Agenda della banca

Questo comportamento è abbastanza normale soprattutto per le aziende meno strutturate ed è quasi scontato se utilizzo il processo che sopra avevamo chiamato “L’agenda della banca”. Attenzione però perché funziona solo quando si hanno sotto controllo tutte le variabili: praticamente sto facendo i conti e le valutazioni a mente.

Come si vede sotto, ho un’idea dei costi che si stanno cumulando, ma l’immagine diventa nitida solamente quando mi siedo e faccio i conti. Questo lavoro (quello dei conti) potrebbe essere così oneroso in termini di tempo e di sforzo mentale che tendiamo a rimandarlo. Questo ci porta a ritardare l’emissione delle fatture e quindi i nostri incassi.

Caso 2 - Il foglio Excel

Ho un processo strutturato con rapportini cartacei e foglio Excel ma faccio comunque i conti in fondo. Lo faccio perché la persona che gestisce l’Excel spesso non ha una visione aggiornata su quello che succede in cantiere e aspetta l’arrivo delle fatture per capire quanto sono costati i servizi ed i materiali.

Il secondo punto critico di questo schema è che spesso solo una persona ha accesso all’Excel che conta i costi di cantiere e questo potrebbe non essere sufficiente per gestire correttamente eventuali anomalie.

Caso 3 - L’APP per il controllo dei costi del cantiere

Ho una APP come Mela Works che mi permette di registrare giorno per giorno le ore lavorate, i materiali arrivati in cantiere ed i servizi utilizzati. I conti sono automatici e vedo in tempo reale l’andamento dei costi. Descritta così è un po’ semplicistica ma questo è il risultato che si ottiene adottando qualche accorgimento.

In particolare è importante darsi delle abitudini che permettano di anticipare il conteggio dei costi rispetto all’arrivo delle fatture, anche accettando delle piccole imprecisioni. In fondo questo è il processo che mentalmente tutti facciamo ma che difficilmente riusciamo ad implementare con rapportini cartacei e fogli excel.

Il nostro consiglio è di conteggiare il costo dei materiali e dei servizi quando questi arrivano in cantiere. Chiediamo ai fornitori di darci indicazioni di costo nei DDT e nei preventivi così da poter inserire dei valori il più possibile vicini alla realtà. Questo diminuirà drasticamente le sorprese da gestire in fondo.

Quali sezioni utilizzare nei rapportini di cantiere? Come è meglio categorizzare i costi?

Molti di noi ormai hanno familiarità con le app delle banche le quali organizzano le nostre spese in famiglia, divertimento, cibo, vestiti, etc…

Qui ci poniamo la stessa domanda: quali sono le categorie da utilizzare nel controllo dei costi del cantiere e quindi quali sono le sezioni da inserire nel rapportino?

La risposta non è scontata e dipende dalla tipologia di azienda. Diamo qui una versione semplice che può essere utilizzata in molti casi.

Il nostro suggerimento è di inserire nei rapportini la seguente organizzazione:

• Persone (le ore, i viaggi,, gli straordinari, etc…)

• Materiali

• Servizi (sia i terzisti, che i professionisti di cantiere che lavorano per noi)

• Noleggi (ponteggi, gru, etc…)

• Mezzi e attrezzature

Il conteggio dei costi dei materiali nei rapportini

Chiunque abbia scritto un rapportino di cantiere sa che la parte difficile non riguarda il personale ma i materiali: a volte possono essere tanti ed alcuni di essi hanno valori irrisori.

Ci sono 2 strategie adatte a 2 tipi di azienda diversi. Le esponiamo sotto.

Sono entrambe strategie pensate per utenti che utilizzano delle app da cantiere per la redazione dei rapportini.

Consiglio dell’esperto

Non importa quale delle 2 strategie tu decida di implementare per il controllo dei costi dei materiali di cantiere. L’importante è che tu ne implementi una!

Registrare nei rapportini di lavoro il costo di ogni consegna

Questa è la strategia semplificata, più adatta per chi decide di non rendicontare al cliente finale il costo di ogni singolo materiale. In questo caso definirò delle classi di materiali adatte al mio lavoro. Per esempio le seguenti:

• Materiale edile

• Materiale idraulico

• Rivestimenti

• Arredamento

• Materiale elettrico

• ….

Ognuno può sbizzarrirsi definendo la propria lista.

Alla consegna dei materiali segnerò il costo della singola consegna (o acquisto se sto comprando al bancone) e indicherò in una nota scritta il tipo di materiale.

Per esempio Materiale edile 125€ (forati e malta per tramezzo). Farò anche una foto allo scontrino o al DDT che accompagnava la consegna.

Consiglio dell’esperto

Chiedete ai fornitori di indicare sempre il prezzo della merce che stanno consegnando!

Registrare nei rapportini di lavoro il costo di ogni materiale

Questa è la strategia più precisa, ma anche un po’ più costosa a livello di tempo. Può essere drasticamente velocizzata con una funzionalità di Mela: la lettura automatica dei DDT e delle fatture tramite foto. Ecco un link ad un video che spiega come fare: Lettura automatica dei DDT tramite foto | Mela Works

In questo modo avrò uno storico di ogni singolo materiale e del suo costo e potrò avviare delle analisi comparative tra vari cantieri e fornitori.

Guarda come fare un rapportino in Mela