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Gestire il giornale dei lavori: 4 trucchi che funzionano

I suggerimenti utili per organizzare al meglio il tuo cantiere: dividi i cantieri, impara a gestire l'imprevisto, informa correttamente, valorizza i dipendenti.

24 lug 2020 03 min Condividi

gestire il giornale dei lavori

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Gestire il giornale dei lavori è un compito faticoso, con mille aspetti da considerare: il personale, l’avanzamento lavori, i costi sostenuti e da sostenere, il materiale mancante e quello consegnato, la comunicazione con il cliente, la verifica delle condizioni di sicurezza, l’emissione delle fatture, e tanto altro ancora!

Ecco allora alcuni suggerimenti utili per aiutarti a organizzare al meglio la vita del tuo cantiere e per ricavare il massimo da ciò che fai, ogni giorno, sul campo.

1. Dividi e organizza i cantieri

Se segui due o più cantieri, per l’acquisto del materiale necessario, probabilmente pensi che sia meglio pagare tutto in un’unica fattura rivolgendoti allo stesso fornitore, per ottimizzare i tempi e magari risparmiare qualcosa. Il consiglio che ti diamo però è di tenere separati i costi del materiale che ti occorre per un cantiere da quelli necessari per l’altro o per gli altri cantieri.

Solo così puoi dividere la contabilità dei cantieri e avere ben chiaro l’andamento economico di ogni tua singola opera. Mi raccomando, chiedi ai tuoi fornitori di rispettare questa regola e di inviarti fatture separate.

-> L’idea in più

Con Mela puoi creare una task (attività) per ogni singolo cantiere e dividere tutto ciò che riguarda un’opera dall’altra: persone, materiali e avanzamento anche dal punto di vista economico. Con Mela sai inoltre tutto ciò che accade, in tempo reale, in ogni cantiere, e riesci a tenere separata la contabilità di ciascuna tua attività. Carica in Mela anche i documenti di trasporto dei materiali arrivati così da renderli subito disponibili anche per il tuo contabile.

2. Impara a gestire l’imprevisto: traccia sempre ogni cosa

In un cantiere raramente fila tutto liscio, e quindi diventa necessario saper gestire non solo l’ordinario, ma le variazioni che non si potevano prevedere e le eventuali criticità. Un esempio: in un cantiere può accadere che i materiali dei fornitori, per problemi tecnici arrivino con ritardi anche di settimane.

Questo ha chiaramente un forte impatto sui tempi di lavoro e di consegna, e a cascata ha impatto anche sul tuo fatturato. Come gestirlo? il primo passo è ripianificare con tempestività, coinvolgendo tutti gli attori del progetto, che a breve sentiranno i benefici di una veloce ripianificazione.

-> L’idea in più

Coinvolgi in Mela la Direzione Lavori, e i progettisti. Con Mela tieni traccia dei rischi e gestisci gli imprevisti in un’unica piattaforma, ottimizzando i processi direttamente dal campo. I lavori con Mela, inoltre, sono automaticamente geo-localizzati e ogni oggetto possiede un time stamp univoco, così hai assicurata la tracciabilità automatica delle azioni.

3. Le giuste informazioni alle persone giuste

Un’esposizione eccessiva del cantiere mentre è in corso d’opera potrebbe provocare fraintendimenti o peggio intrusioni da parte di clienti o impresari, mentre l’opera non è arrivata alla sua forma definitiva, o comunque non è ancora progredita.

Come si fa a dire gentilmente al cliente che “ci stiamo lavorando” evitando quindi visite inopportune nel cantiere da parte sua?

Il nostro consiglio è tenerlo sempre aggiornato - e se possibile anticipare la richiesta sull’andamento del cantiere - con informazioni chiare e complete.

Il cliente sarà così tranquillo se sa che tutto procede secondo i piani o comunque che la situazione è gestita. L’obiettivo è limitare le sue visite di controllo che potrebbero dare adito a giudizi affrettati o incomprensioni mentre siete ancora in fase di “work in progress” e il lavoro è ancora in evoluzione.

-> L’idea in più

Con Mela decidi che cosa condividere con chi in modo rapido e in tutta semplicità. La creazione di gruppi consente di condividere un lavoro con le persone giuste: colleghi, clienti, fornitori, ecc. e di non fare per esempio partecipare la committenza alla chat più operativa del cantiere, ma di mantenere le informazioni a un livello più formale, evitando quindi un’eccessiva esposizione.

4. Valorizza quello che sanno fare i tuoi dipendenti

Gli operai con specifiche competenze devono essere impiegati al meglio, e per te che gestisci il cantieri è importante valorizzare i tuoi dipendenti al massimo secondo le loro competenze.

Ne ricaverai vantaggi sia operativi - ognuno è chiamato per ciò che sa far meglio - sia in termini di soddisfazione del dipendente. Un dipendente giustamente valorizzato lavora meglio ed è più sereno, con ripercussioni positive anche sui tuoi guadagni!

Lo stesso discorso vale per i macchinari, che dovranno essere utilizzati al meglio e ciascuno per le funzioni specifiche svolte.

-> L’idea in più

Mela aumenta la collaborazione e la comunicazione nel cantiere. Chiedi al capocantiere di descrivere con un messaggio audio di 20 secondi il piano di lavoro della giornata in Mela. Ogni partecipante al cantiere può essere coinvolto, può far vedere il lavoro svolto, può esprimere la propria opinione e può essere premiato secondo quanto sa fare, in un’ottica di meritocrazia.

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