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Gestione della manutenzione: come trasmettere la conoscenza?

Quante volte hai dovuto risolvere problemi già affrontati in passato da tuoi dipendenti o colleghi? E quanto tempo - e denaro - hai sprecato perché è mancato un passaggio di informazioni, e la conoscenza rimane solo di chi l'esperienza se l'è fatta sul campo? Vediamo in pochi passaggi come rendere semplice ed efficace la trasmissione della conoscenza nella manutenzione.

25 gen 2021 04 min Condividi

Gestione della manutenzione: trasmettere la conoscenza

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Gestione della manutenzione: come si acquisisce la conoscenza?

1. L'effetto Dunning-Kruger

2. La teoria della manutenzione

Come si trasmette la conoscenza?

1. Come avveniva ieri

2. Come avviene oggi: la digitalizzazione è la chiave di volta!

In Lombardia e Liguria c'è un modo di dire che abbiamo sentito in molti impianti industriali ed è "tuca no!". Vuol dire che se qualcosa funziona è meglio non toccarla, o prima di farlo, pensarci molto bene! Una regola all'apparenza un po' semplicistica ma in realtà più profonda di quello che ci si aspetta. Perché? Lo vediamo qui di seguito.

Gestione della manutenzione: qual è l'impatto della conoscenza?

Chi lavora nel campo della manutenzione sa quanto la conoscenza delle persone sia direttamente proporzionale all'affidabilità delle macchine. Quando si costruisce una squadra di manutenzione e la si dota di un processo di manutenzione, gestire la conoscenza è uno dei fattori fondamentali.

Per capire il concetto occorre combinare due aspetti:

1. L'effetto Dunning-Kruger
2. La "teoria" della manutenzione
   

1. L'effetto Dunning-Kruger

Si chiama effetto Dunning-Kruger - dal nome dei due psicologi della Cornell University che l’hanno descritto nel 1999 - l’insidiosa distorsione cognitiva per cui chi è incompetente non si accorge delle proprie mancanze e invece tende a considerarsi esperto.

• Così, se dai a un manutentore poco esperto un lavoro mediamente complesso, volonteroso ma sprovveduto (e ancora poco frustrato dalla complessità di questo mondo) partirà con le migliori intenzioni e con piena fiducia in se stesso.

Ebbene, il risultato del suo lavoro sarà probabilmente catastrofico! Se la macchina su cui ha messo le mani si potrà ancora utilizzare sarà già un successo!

• Ora fai svolgere lo stesso lavoro a un manutentore un po' più esperto. Inizierà a elencarti una serie di difficoltà e perché quasi certamente il lavoro non si può fare. Da neofita ha imparato la lezione, ma è ancora sfiduciato e timoroso.

• Se invece scegli un manutentore esperto per il medesimo lavoro, probabilmente in base alla sua esperienza ti spiegherà come lui svolgerebbe la manutenzione e a cosa bisogna fare attenzione per avere successo.

2. La teoria della manutenzione

Partiamo da una domanda esistenziale per un manutentore: "perché le cose si rompono?". Consideriamo ora la teoria della manutenzione e prendiamo come esempio un'automobile.

La risposta è: le cose si rompono in 3 modi:

- Perché le usiamo male (nel caso dell'auto, per esempio, se facciamo un incidente)

- Perché si degradano (le ruote si consumano, l'olio invecchia, la frizione si logora...)

- In modo random, ossia casualmente. "Casualmente" però, solo in apparenza. Possiamo invece dire che in questi casi la rottura è determinata da tre fattori.

1. Consideriamo i processi di invecchiamento, che non danno alcun segnale e che improvvisamente causano la rottura dell'oggetto (per esempio, l'invecchiamento dei semiconduttori)
2. Ci sono poi i difetti di fabbricazione, ovvero le imperfezioni o alterazioni di un oggetto dovute alla sua produzione
3. Ultimi ma non meno importanti, calcoliamo gli errori umani nel montare, assemblare e installare le cose. L'errore umano non è affatto trascurabile ed è inversamente proporzionale alla conoscenza della squadra di costruzione e manutenzione.

L'equazione è semplice: più le persone sanno, meno errori fanno.

L'esperienza insegna che almeno il 20% dei costi di manutenzione sono collegati a errori nei montaggi, assemblaggi e installazioni delle macchine.

Combinando le due riflessioni è facile capire perché spesso è meglio TUCÀ NO!

Come si trasmette la conoscenza?

1. Come avveniva ieri

Il capitale intellettuale di qualsiasi azienda e organizzazione è la conoscenza, e le informazioni - create, modificate, condivise e utilizzate - sono il suo prezioso bagaglio.

Ma come veniva gestita e trasmessa la conoscenza, prima del digitale?

Certo i ritmi erano più lenti e la rotazione nei posti di lavoro era meno frenetica. Era comune che una persona cominciasse a lavorare a 15 anni e che rimanesse nella stessa ditta fino alla pensione. E agli altri portava il suo apporto fondamentale, che è l'esperienza in campo e la capacità di risolvere problemi, perché quei problemi li aveva già visti prima, e risolti.

Prima della rivoluzione digitale come si creava un'efficace TRASMISSIONE DELLA CONOSCENZA?

L'unico modo per acquisire la conoscenza era lavorare sul campo. Fondamentale era essere presente agli interventi, incontrare i problemi per raccogliere informazioni e aumentare l'esperienza.
Per capire, bisognava vedere quello che c'è dentro alle macchine, smontarle e rimontarle passo dopo passo, fare le prove e i settaggi.

E per trasmettere agli altri il bagaglio di conoscenza acquisita negli anni? Si facevano report e guide di manutenzione, con notevoli sforzi e con esiti non sempre risolutivi.

La conoscenza era poco formalizzata, ma "evanescente" e patrimonio delle singole persone. IL RISCHIO DI PERDERLA ERA MOLTO ALTO!

2. Come avviene oggi: la digitalizzazione è la chiave di volta!

Le informazioni che non si trovano non servono a nulla, mentre al contrario, con il digitale è possibile capitalizzare le esperienze e le best practice, evitando errori e perdite di tempo.

Con il digitale 4.0 si sono fatti passi da gigante anche nel knowledge management ("gestione della conoscenza"). Grazie a questa disciplina, le informazioni oggi possono essere raccolte, conservate e rese disponibili per le attività e i progetti futuri.

Il costo di non trovare le informazioni, tra il tempo sprecato per cercarle, per ricostruirle e per ripetere il lavoro, è molto alto e incide sul fatturato della tua attività

Di quali informazioni hai bisogno?

• Le informazioni raccolte direttamente dal campo, mentre si fanno gli interventi senza richiedere lavoro di post processing. Queste possono essere connesse direttamente ai singoli macchinari, ai modelli e ai costruttori.

Ma quali strumenti servono per raccogliere e archiviare le informazioni? La risposta ti stupirà: per cominciare a crearsi un bagaglio di conoscenze condiviso è sufficiente uno smartphone!

1. Con lo smartphone è possibile scattare foto, fare video e registrazioni audio, creando così report digitali precisi e senza errori.

Se vai a fare manutenzione a un impianto, puoi fare foto generali dell'impianto e dei singoli componenti. Puoi fare le foto ai componenti smontati, raccontare con una registrazione vocale come hai fatto a smontarli e quali problemi hai incontrato. Puoi inoltre editare le foto per evidenziare i punti critici o per porre l'attenzione su un singolo componente.

Le persone che vanno in campo a lavorare possono ricercare e avere a portata di smartphone tutte queste informazioni anche se non erano presenti precedentemente.
Ecco trovato un modo per semplificare il problema del passaggio di conoscenza in manutenzione.

2. Con lo smartphone è necessario archiviare tutte le informazioni prese in campo in un database aziendale

Non dovrai più andare in ufficio a trascrivere come si è svolto il lavoro, renderlo comprensibile e completo di informazioni. Le informazioni dallo smartphone passano all'archivio aziendale in modo automatico.

Abbiamo appreso che, anche nella gestione della manutenzione, per trasmettere la conoscenza non occorrono chissà quali strumenti tecnologici. Basta avere uno smartphone, e strumenti con funzionalità semplici ma evolute, dedicate al mondo della manutenzione.

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