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Contabilità di cantiere appalti pubblici: ecco gli strumenti giusti

Contabilità di cantiere appalti pubblici: siamo nel 2021, e conti approssimativi non sono più ammessi. Perché l'imprecisione si paga cara, con soldi in più non preventivati e facilmente evitabili. Come dovrà essere allora la contabilità di cantiere in un appalto pubblico? Eseguita con gli strumenti digitali giusti, performanti e a misura di chi lavora in campo, ogni giorno.

11 giu 2021 03 min Condividi

App per rapportini di lavoro

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L’analisi e la contabilità dei costi sono un aspetto cruciale nella gestione di un cantiere, perché se non si tiene puntualmente traccia di quanto stiamo spendendo, conosceremo i costi dopo giorni o settimane, e quindi potremo azioni correttive in ritardo, quando i lavori saranno passati a una fase successiva!

Il mancato controllo tempestivo dei costi si traduce in impossibilità di prendere decisioni coscienti e motivate, aumentando in modo incontrollato i rischi di commessa con due conseguenze:

• Non saremo in grado di prioritizzare correttamente i lavori aumentando i rischi finali per la comunità
• Pagheremo in soldi e tempo per varianti improvvisate e lavori non programmati

La contabilità di cantiere, quindi, deve essere sorvegliata con strumenti moderni e con l’aiuto del digitale.

Esaminiamo quali sono i passaggi e i documenti contabili previsti o consigliati dalla normativa (DM 49/2018).

Chi controlla la contabilità di cantiere? Il RUP (responsabile unico del procedimento)

Per prima cosa il responsabile dei lavori deve analizzare la contabilità di cantiere, che stabilisce il prezzo di appalto in base alle opere eseguite e al contratto tra appaltante e appaltatore.

Le fasi successive di lavorazione devono rispettare le tempistiche e i costi di cantiere stabilite dal contratto. È fondamentale che il responsabile tenga sempre monitorati i costi e l’avanzamento dei lavori: ecco che entrano in gioco gli strumenti gestionali e contabili del cantiere. E anche come è possibile digitalizzarli semplicemente.

Contabilità di cantiere appalti pubblici: libretto di misura dei lavori e delle provviste

Previsto tra gli atti contabili dall’art. 14 del DM 49/2018 il “Libretto di Misura delle lavorazioni e delle provviste” è il documento contabile che permette di accertare la quantità di lavoro realizzata attraverso la misurazione e classificazione delle opere via via eseguite.

Il compito di effettuare le misurazioni delle lavorazioni spetta al direttore dei lavori, che a ogni visita in cantiere le trascrive nel libretto delle misure e indica le quantità eseguite.

Il libretto misure deve essere un documento condiviso in contraddittorio tra Direttore Tecnico, appaltatore e appaltante: cosa e quanto è stato fatto non può essere soggettivo! 

Gli strumenti digitali permettono di creare un ambiente in cui i 3 attori accedono a un unico dato e ne controllano la correttezza. Le riserve, i commenti e le discussioni sono tracciate in piena trasparenza.

Come fare la contabilità di cantiere? Con il giornale dei lavori

Il giornale dei lavori è il documento principe del cantiere, con cui si può controllare giorno per giorno l’andamento tecnico ed economico di un’opera.

Il direttore dei lavori ha la responsabilità del controllo contabile di tutto ciò che viene eseguito in corso d’opera attraverso il giornale dei lavori.  

Teoricamente, nel giornale di cantiere sono descritti il numero di operai e le ore di lavoro di ciascuno impiegate per l’esecuzione di un’opera, i materiali che entrano in cantiere, l’attrezzatura occorrente in possesso dell’impresa o fornita da terzi, gli eventuali episodi infortunistici e le altrettanto eventuali varianti di esecuzione d’opera, con conseguenti modifiche ai prezzi. 

Oggi ci si deve evolvere digitalmente! I dati raccolti sopra servivano per garantire tracciabilità e trasparenza in un mondo che era prevalentemente cartaceo. Oggi il giornale lavori non può prescindere da tante foto, video e rendicontazioni che simulano la Business Intelligence dei sistemi gestionali. Il libretto misure ne fa parte, non più come tabella ma come dashboard!

Cosa scrivere nel giornale dei lavori?

Qui trovi un riassunto efficace>>

La contabilizzazione del cantiere: il registro di contabilità e sommario

Il Dm 49/2018 ha stabilito che può anche essere presente il registro di contabilità che considera l’intera contabilizzazione dell’opera.

Il legislatore dice che le spese di avanzamento dei lavori sono riportate nel sommario, in cui si registra la quantità di ogni lavorazione eseguita e i rispettivi costi, per verificare se c’è rispondenza con il registro di contabilità.

Insomma, se vogliamo tradurre questo modo di pensare in grafica contemporanea dobbiamo lavorare con grafici a torta per il sommario e istogrammi per il registro di contabilità. Le tabelle che stanno dietro a questi grafici non possono più essere Excel, perché come detto sopra, la Business Intelligence deve essere condivisa.

Contabilità di cantiere appalti pubblici. Cos’è lo stato avanzamento lavori (SAL)?

Lo stato avanzamento lavori SAL è il documento che attesta tutte le lavorazioni eseguite dall’inizio dell’appalto fino alla fine della commessa, al fine di poter calcolare la somma che il committente del lavoro deve pagare all'azienda commissionata per lo svolgimento del compito.

Il direttore dei lavori ha il compito di controllare le spese legate all’esecuzione dell’opera o dei lavori, compilando i documenti contabili tempestivamente e con precisione. Ricordiamo che i documenti contabili, come conferma anche il DM 49/2018, sono atti pubblici a tutti gli effetti di legge.

Cos’è il conto finale dei lavori?

Il conto finale dei lavori definisce esattamente e in maniera definitiva, a lavori terminati, quanto spetta all’appaltatore e l’eventuale credito. È un atto contabile emesso dal direttore dei lavori, sempre accompagnato dalla relazione sul conto finale.

In quest’ultima si accerta la regolare esecuzione dell’opera, che nella forma, dimensioni, quantità, qualità e fornitura di materiali sia conforme al contratto stipulato tra la stazione appaltante e l'Impresa.

Sia i diversi SAL che il conto finale sono praticamente dei verbali che certificano i dati raccolti fino a quel momento. Rappresentano un momento di incontro e, soprattutto in passato, di discussione. 

Infatti la creazione di spazi digitali condivisi in cui il dato è univoco (libretto misure, giornale lavori e registro di contabilità) e monitorato nel tempo (senza ritardi nella conoscenza del dato) riducono drasticamente i problemi di chiusura delle commesse con un beneficio per l’intero ecosistema. 

Questo è fondamentale se pensiamo agli investimenti pubblici che dobbiamo realizzare nei prossimi anni per il Recovery Fund, Recovery lan e Next Generation EU

Mela per la contabilità di cantiere: un alleato prezioso!

La contabilità di cantiere, nella varietà dei documenti contabili che abbiamo visto, è un vero e proprio resoconto, preciso e tempestivo, di quanto è stato realizzato e di come lo si è realizzato.

Appare chiaro che la contabilità sia strettamente legata alla sorveglianza e al controllo del cantiere, perché tutto avvenga nei termini stabiliti e per attutire al massimo la presunta aleatorietà del cantiere e il margine d’errore.

Gli strumenti che consigliamo per la contabilità sono innanzitutto digitali, mobile - perché in cantiere sono esclusi oggetti voluminosi e non trasportabili - e caratterizzati da semplicità d’uso, pensati prima per il lavoro in campo e poi per il lavoro d’ufficio.

Infine, sono in grado di raccogliere i dati direttamente in cantiere e di presentarli subito a tutti gli attori coinvolti.

Con l’app Mela puoi digitalizzare il giornale lavori, il libretto misure e il registro di contabilità basandosi sul computo metrico dell’opera e integrando come necessario.

Questo ti permetterà di controllare tempestivamente e puntualmente la contabilità dell’opera, con grandi vantaggi sulla produttività del tuo cantiere e sul risparmio dei costi dovuti a inefficienza e ritardo.

Digitale, mobile, semplice da usare, in grado di trasmettere subito i dati agli attori del progetto: ecco come deve essere la contabilità di cantiere nel 2021!