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App per gestione presenze: i vantaggi

App per gestione presenze. La rilevazione presenze è uno degli aspetti più importanti per la gestione del personale in un’azienda, soprattutto del settore edile, che per sua stessa essenza è mobile e temporaneo e quindi non può usare i famosi tornelli delle fabbriche. Il digitale ci viene in aiuto, con soluzioni semplici, snelle e versatili, come Mela.

14 giu 2022 04 min Condividi

App per gestione presenze

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Che tu abbia una grande azienda o una piccola impresa, un’attività fondamentale ma altrettanto critica è la gestione delle presenze del personale. A meno che tu non abbia gli occhi di Argo o le braccia di Briareo, tracciare i movimenti di collaboratori, dipendenti e ditte che lavorano per te, per tutti i cantieri o attività di manutenzione, è una bella sfida che sfiora la mission impossible.Soprattutto se non puoi permetterti di sbagliare, vedi oggi con il Durc di Congruità.

Ora, non si tratta solo di far “timbrare il cartellino” di entrate e uscite, ma di avere la responsabilità del personale per altri aspetti importantissimi, quali la gestione delle paghe, le ferie, le malattie, le trasferte e quant’altro.

Nella gestione delle presenze entrano in gioco una serie di fattori, tra cui le paghe a fine mese - ma anche la sicurezza del personale e del cantiere, o i conteggi previdenziali - tutti aspetti che devono essere garantiti

App per gestione presenze, come si faceva una volta?

Quest’attività è vecchia quanto le aziende. Quando c’era solo la carta, il modo standard di risolvere il problema era prendere un’agenda (ricordi quella che la banca regalava a inizio anno?) e segnare tutto, da bravi amanuensi: ore lavorate, straordinari, ferie, permessi…

Con l'avvento del “foglio elettronico” molte ditte sono passate all’Excel, e qualcuno, magari la sera, doveva trascrivere gli appunti dai rapportini cartacei alla tabella elettronica con le ore di lavoro del personale e per quale cantiere, per poi costruire la busta paga a fine mese.

In aziende grandi c’era - o c’è ancora - una persona dedicata, mentre se l’azienda era più piccola, tra le mille cose che l’impresario doveva fare, c’era anche questa.

Gestione dei dipendenti: quali sono i dati e le equazioni magiche?

Come abbiamo visto, rilevare le presenze del personale è solo una parte del lavoro di gestione delle risorse umane, che comprende:

1. Quante ore sono state lavorate, da chi e dove

2. Attenzione, ci sono le ore ordinarie, gli straordinari, i prefestivi, i festivi e le notti

3. Le ferie e i permessi, i riposi compensativi, i congedi di maternità o paternità

4. La malattia

5. La cassa Integrazione

A questi dati legati al tempo del singolo lavoratore si aggiungono i costi legati alle trasferte, quindi i pranzi e le cene, i pernottamenti, il costo degli spostamenti (benzina e km percorsi).

Si tratta allora di combinare tutti questi dati insieme: per il consulente o dipendente che li compila per le buste paga è un lavoro davvero impegnativo.

Nel processo “ordinario”, quindi, i passaggi obbligatori sono questi:

1. La raccolta dati: ogni operaio o caposquadra segna il rapportino giornaliero dei lavori svolti e delle ore lavorate.

2. I rapportini sono spesso cartacei e consegnati, alla fine della giornata lavorativa o al ritorno dalla trasferta, alla persona che tiene conto delle ore lavorate per la gestione delle buste paga.

3. La persona dedicata in azienda trascrive i rapportini in tabelle Excel, prepara i report di fine mese e li invia per la creazione della busta paga. Difficilmente (o con ritardi di almeno un mese) questi dati tornano indietro per essere controllati e validati tra i costi di cantiere.

Facendo così, però, si genera una mole di lavoro burocratico e di possibilità di errori non banali! Inoltre il sistema è lento e l’azienda conosce i propri costi in ritardo

App per gestione presenze: la soluzione di Mela

Con Mela abbiamo affrontato e risolto il problema della gestione delle presenze con un’integrazione della nostra chat, che permette al personale dell’azienda di inserire nei rapportini di Mela le ore lavorate, le ferie, le trasferte e le malattie, :

I dati inseriti, in automatico:

1. Sono salvati nel sistema aziendale

2. Compongono i report di fine mese, che il consulente utilizzerà per le buste paga

3. Creano i costi nei singoli cantieri

…il tutto con la semplicità di una chat che tutti sanno usare (a zero costo di formazione), e con la versatilità di uno strumento mobile, direttamente in campo.

I dati raccolti in Mela diventano automaticamente il perno del processo di gestione delle presenze delle buste paga

Quali sono i vantaggi della gestione presenze con Mela?

1. Beneficio economico -> Rispetto al processo cartaceo, con Mela di solito si ha un risparmio di almeno 10 minuti uomo al giorno per ogni rapportino. Se per esempio abbiamo un’azienda di 5 persone, considerando un costo di 35 euro all’ora, abbiamo un taglio sulle spese di oltre 500 euro al mese!

2. Coinvolgimento del personale -> il personale può essere informato, giorno per giorno, sull'avanzamento delle sue ore nel mese, aumentando così l’interesse e l’ingaggio.

3. Maggiore controllo da remoto -> Il controllo digitale sia in sede che in trasferta.

4. Più sicurezza -> il controllo digitale delle presenze garantisce la maggiore sicurezza nei cantieri: le eventuali presenze estranee oltre agli addetti autorizzati, infatti, possono essere segnalati subito, permettendo un rapido intervento in caso di emergenza.
   

Mela è l’applicazione mobile che semplifica la gestione del personale di cantiere e nelle attività di manutenzione