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Todo lo que necesitas saber sobre el Certificado de contratistas y subcontratistas de Hacienda

El Certificado de contratistas y subcontratistas es un documento clave en el sector de la construcción y servicios, fundamental para garantizar el cumplimiento tributario y evitar responsabilidades legales. Este certificado, emitido por la Agencia Tributaria, actúa como un aval que protege tanto a contratistas como a empresas contratantes. A continuación, te explicamos en detalle su relevancia, cómo obtenerlo y su impacto en proyectos profesionales.

03 abr. 2025 03 min Compartir

Para poder contratar, la empresa ha de exigir el certificado de contratistas y subcontratistas

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¿Qué es el Certificado de contratistas y subcontratistas?

Este certificado es un documento oficial que acredita que un contratista o subcontratista está al día con sus obligaciones tributarias. Según la Ley General Tributaria (artículo 42), la empresa o profesional que contrata servicios puede ser responsable subsidiario de las deudas tributarias del contratado si este incumple sus pagos.

En términos prácticos, el certificado funciona como una garantía financiera: demuestra que el profesional no tiene deudas pendientes con Hacienda relacionadas con retenciones de IRPF, IVA u otros tributos derivados de su actividad principal.

Importancia en el sector de la construcción

En la industria de la construcción, donde la subcontratación es una práctica común, este certificado cobra especial relevancia. Ayuda a:

1. Prevenir fraudes fiscales: Evita que empresas con deudas tributarias operen en el mercado.

2. Frenar la competencia desleal: Asegura que todas las empresas compiten en igualdad de condiciones fiscales.

3. Proteger a los trabajadores: Indirectamente, garantiza que las empresas cumplen con sus obligaciones, lo que puede repercutir positivamente en las condiciones laborales.

¿Por qué es obligatorio solicitarlo?

La exigencia de este certificado surge para:

• Evitar responsabilidades subsidiarias: Si el contratista no paga sus impuestos, la empresa contratante podría verse obligada a asumir dichas deudas.

• Garantizar la transparencia: Es un requisito común en licitaciones públicas y contratos privados, especialmente en la construcción.

• Cumplir con la normativa: La Ley 58/2003 establece que la contratación de servicios vinculados a la actividad principal exige este certificado.

¿Quién debe solicitarlo y cómo?

• Contratistas y subcontratistas: Son los únicos autorizados para tramitarlo ante la Agencia Tributaria, ya que el certificado contiene información confidencial sobre su situación fiscal.

• Empresas contratantes: No pueden solicitarlo directamente, pero sí exigirlo como parte de la documentación contractual.

Pasos detallados para obtener el certificado:

1. Preparación previa:

• Asegúrate de tener un certificado digital válido o Cl@ve PIN.

• Verifica que no tienes deudas pendientes con Hacienda.

2. Acceso a la Sede Electrónica:

• Visita la web oficial de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es).

• Accede a la sección "Sede Electrónica".

3. Localización del trámite:

• Busca en el apartado "Certificaciones".

• Selecciona "Certificado de contratistas y subcontratistas".

4. Solicitud del certificado:

• Identifícate con tu certificado digital o Cl@ve PIN.

• Rellena el formulario con tus datos fiscales.

• Introduce el NIF de la empresa contratante (si lo conoces).

5. Procesamiento y descarga:

• La Agencia Tributaria procesará tu solicitud en tiempo real.

• Si todo está correcto, podrás descargar el certificado inmediatamente.

• Se generará un código seguro de verificación para confirmar su autenticidad.

6. Verificación final:

• Revisa el certificado para asegurarte de que todos los datos son correctos.

• Guarda una copia digital y, si es necesario, imprime el documento.

Validez y tipos de certificado

• Validez: 12 meses desde su emisión.

• Certificado positivo: Indica que no hay deudas tributarias en los últimos 12 meses.

• Certificado negativo: Se emite si existen deudas, retrasos en declaraciones o sanciones fiscales.

1. Detalles sobre el certificado positivo:

Un certificado positivo confirma que el contratista:

• Ha presentado todas sus declaraciones tributarias.

• No tiene deudas pendientes con Hacienda.

• No tiene expedientes sancionadores abiertos.

1. Implicaciones del certificado negativo:

Si se emite un certificado negativo:

• El contratista debe regularizar su situación fiscal urgentemente.

• Puede perder oportunidades de negocio o ser excluido de licitaciones.

• La empresa contratante debe evaluar cuidadosamente si procede con la contratación.

Consecuencias de no presentar el certificado

1. Para contratistas:

• Pérdida de oportunidades laborales y exclusión de licitaciones.

• Posible daño a la reputación profesional.

• Dificultades para acceder a financiación o subvenciones.

2. Para empresas contratantes:

• Riesgo de asumir deudas tributarias del contratista.

• Posibles multas por incumplimiento de la normativa.

• Daños reputacionales y pérdida de confianza de inversores o clientes.

5 consejos para gestionar el certificado eficazmente

1. Renovación anticipada:

• Programa recordatorios 1-2 meses antes del vencimiento.

• Considera automatizar el proceso de solicitud si gestionas múltiples certificados.

2. Verificación en tiempo real:

• Usa el código seguro de la AEAT para confirmar la autenticidad.

• Implementa un sistema de doble verificación en tu empresa.

3. Almacenamiento digital:

• Guarda copias en la nube con acceso restringido.

• Establece un sistema de nomenclatura clara para facilitar la búsqueda.

4. Capacitación interna:

• Organiza sesiones de formación sobre requisitos legales.

• Crea un manual interno de procedimientos para la gestión de certificados.

5. Asesoría profesional:

• Mantén una relación continua con expertos fiscales.

• Considera contratar servicios de monitorización fiscal para grandes proyectos.

Casos prácticos en el sector construcción

En proyectos de obra, es habitual que una empresa principal contrate a múltiples subcontratistas (fontaneros, electricistas, etc.). Si uno de ellos tiene deudas con Hacienda, la empresa principal podría ser responsable de hasta el 100% de los impuestos no pagados.

Ejemplo 1: Construcción de un edificio de oficinas

Escenario sin certificado:

Una constructora contrata a una empresa de instalaciones eléctricas para un proyecto de 500.000€. La subcontratista no ha pagado 50.000€ en IVA. Hacienda podría reclamar esos 50.000€ a la constructora principal.

Escenario con certificado:

La constructora exige y verifica el certificado de la subcontratista antes de firmar el contrato. Al ser positivo, queda exenta de responsabilidad si posteriormente se descubren deudas tributarias de la subcontratista.

Ejemplo 2: Reforma de un centro comercial

Situación compleja:

Un centro comercial contrata a una empresa para su renovación. Esta subcontrata servicios de pintura, carpintería y climatización.

Gestión correcta:

El centro comercial exige a la contratista principal el certificado, y esta a su vez lo solicita a todas sus subcontratas. Se crea un registro digital de todos los certificados, actualizándolos trimestralmente durante la duración del proyecto (18 meses).

Resultado:

A pesar de que una de las subcontratas entra en concurso de acreedores durante el proyecto, ni el centro comercial ni la contratista principal son responsables de sus deudas tributarias, gracias a la diligencia en la gestión de certificados.

Conclusión

El Certificado de contratistas y subcontratistas no es un mero trámite burocrático, sino una herramienta esencial para operar con seguridad jurídica en el sector construcción. Su correcta gestión protege a ambas partes de riesgos fiscales y facilita el acceso a proyectos competitivos.

En un entorno empresarial cada vez más regulado, este certificado se convierte en un elemento diferenciador que demuestra profesionalidad y cumplimiento normativo. Las empresas que lo integren eficazmente en sus procesos no solo evitarán problemas legales, sino que también mejorarán su reputación y oportunidades de negocio.

Prioriza su renovación oportuna, verifica siempre su autenticidad y considera implementar sistemas digitales para su gestión. En el dinámico mundo de la construcción, estar al día con las obligaciones tributarias no es solo una obligación legal, sino una ventaja competitiva.

Para poder tener siempre en orden el certificado de contratistas y subcontratistas, Mela ofrece una herramienta tan completa como sencilla para este cometido y muchos otros relacionados con la gestión de todo lo referente a la construcción.