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Registro de jornada laboral. Fichaje desde el móvil.

Desde la promulgación del "Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (actualizado en enero de 2023), de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo" es obligatorio en toda España el registro de las jornadas de trabajo, el fichaje de todos los trabajadores con el fin de hacer cumplir los límites de jornada y de generar un ambiente de seguridad jurídica tanto para trabajadores como para las empresas. El Real Decreto-ley, al mismo tiempo añade que esto facilita la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Aquí te mostraremos cuán fácil y cómodo es conseguir ese registro de jornada a pie de obra. Que todos los trabajadores fichen desde sus dispositivos móviles y que los costes asociados a las horas trabajadas diariamente puedas incluirlos, junto al resto de elementos de coste (maquinaria, materiales, servicios, etc.) en tu diario de obra digital con un solo click en informes personalizados con el logo y los datos de tu empresa o tus datos como autónomo, está más que nunca al alcance de tu mano.

22 ago. 2024 04 min Compartir

El registro de jornada laboral es obligatorio en España

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Índice

1. Introducción

2. Registro de jornada (fichaje) como imperativo legal

3. Registro de jornada y costes. Todo en uno. Informes

4. Conclusiones

5. FAQ. Preguntas frecuentes

1. Introducción.

Tiempo atrás publicamos un artículo referido al control de horas, el número de horas trabajadas y su relación con los costes asociados a la tipología de horas (normales, extraordinarias, en festivo, etcétera). Las horas trabajadas diariamente en las distintas obras viene a ser el resultado de la resta de la hora de salida menos la hora de entrada. En este artículo abordaremos una nueva funcionalidad de Mela que hemos denominado "Fichaje" y que permite, in situ, que todos los empleados registren diariamente su hora de entrada y su hora de salida en una o en varias obras a lo largo de la jornada. La aplicación, automáticamente, calculará la diferencia entre una y otra dando como resultado el número de horas que cada uno ha trabajado en el día en cuestión.

2. Registro de jornada (fichaje) como imperativo legal.

Ya decíamos que desde 2019 en España es obligatorio registrar la hora de entrada y de salida de todos los trabajadores. El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (actualizado en enero de 2023), de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo" así lo establece.

Aunque el alcance del RDL 8/2019 va mucho más allá de la obligatoriedad del fichaje diario (registro de jornada) y se ocupa de muchos más aspectos, también conllevó una modificación del Estatuto de los Trabajadores veamos a continuación qué se regula:

- La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

- Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

- La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.

¿Qué pasa con los trabajadores autónomos tan abundantes en las obras de construcción? Aunque no existe la obligatoriedad de fichar para los autónomos, si estos contratan trabajadores de apoyo a sus actividades, sí están obligados, como cualquier otra empresa, a controlar y conservar durante al menos cuatro años los registros de entrada y salida, el fichaje de los trabajadores a su cargo.

Sin embargo, la conveniencia de llevar un registro diario de las horas trabajadas en según qué obras rebasa lo puramente legal para los trabajadores autónomos: un control diario de las horas que dedicamos a los trabajos facilita mucho la correcta imputación de costes a las obras o proyectos en las que nos involucramos. Su posterior análisis y las oportunas medidas correctoras -en caso de que sean necesarias-, redundará sin dudas en la eficiencia y en la más que probable mejora de la eficiencia y de la competitividad de nuestro trabajo.

3. Registro de jornada y costes. Todo en uno. Informes.

La posibilidad de controlar el fichaje de los trabajadores al tiempo que asociarlo (sincronizarlo) a los costes y disponer de toda esa información prácticamente en tiempo real, existe:

- Mela te facilita el fichaje de todos los trabajadores a pie de obra, sin desplazamientos. El fichaje incluye la geolocalización del sitio desde el cual se ha fichado. El día, la hora exacta de la entrada y de la salida e información adicional asociada a cada trabajador (nombre y apellidos, email, etc.)

- Si previamente has definido en Mela el precio o el coste por hora de cada uno de los trabajadores, al final de la jornada dispondrás, con apenas unos clics no solamente del cómputo de las horas trabajadas por cada uno, sino del coste total individualizado o global de la mano de obra para un día y una obra en concreto o para todas las obras en las que la empresa o el autónomo se encuentren trabajando.

- La posibilidad de emitir fácilmente partes de horas trabajadas o informes de análisis de costes desde la propia aplicación de Mela con el añadido de poder definir el rango de fechas (día, semana, mes, etc.) te permitirá cumplir con el requerimiento de la conservación de los registros de entrada y salida durante 4 años, como marca la ley.

- Como toda la información que se guarda en Mela relativa a las obras de construcción, el fichaje también se almacena en la nube, fácilmente localizable por distintos parámetros de búsqueda (fecha, obra, persona, geolocalización, etc.) y sin ocupar memoria en tu teléfono móvil. También, si eres de los que gusta de organizar la información a su manera, Mela te da la posibilidad de crear carpetas (también en la nube) y nombrarlas, por ejemplo, con el título de la obra o proyecto.

- También se ha previsto en Mela, en el módulo dedicado a los fichajes, la posibilidad de que los usuarios con perfil de Administrador o Contable puedan aprobar los fichajes para más seguridad y control.

- Tanto el control del fichaje como el cómputo de las horas trabajadas y sus costes asociados son susceptibles de incorporarse fácilmente al Libro de órdenes y asistencia (parte de trabajo).

4. Conclusiones.

a) Es obligatorio para todas las empresas en España (y autónomos que contraten trabajadores) desde 2019 el registro de jornada o fichajes de todos los trabajadores salvo las excepciones previstas en el Real Decreto-ley 8/2019, y que se trasladaron oportunamente al Estatuto de los Trabajadores.

b) La aplicación Mela no solamente te ofrece la posibilidad de llevar ese registro de jornada o fichaje de todos los miembros del equipo que añadas a la aplicación, sino que además, este registro está sincronizado con el control de horas trabajadas en el que puedes definir el precio por hora de todos los empleados. Esto puede ayudarte al eliminarte carga administrativa pero más importante, estar al tanto de los costes de la mano de obra en las diferentes obras.

c) La información del fichaje o registro de jornada, así como las horas trabajadas puedes incluirlas fácilmente en diferentes tipos de informes automatizados (Word, PDF, Excel) por días, semanas, meses, gracias al selector de fechas que te permite adecuar el alcance de los informes a tus necesidades. Desde el Libro de órdenes y asistencia o parte diario hasta informes diseñados por ti (con el logo y la información de la empresa) para por ejemplo, cumplir un requerimiento de una Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

d) El almacenamiento en la nube te ahorrará memoria en tu teléfono móvil y además te permitirá almacenar los registros mensuales, tal como exige la normativa vigente, por los cuatro años al menos. También, como ya explicamos, puedes guardar esta información en formato carpetas, también en la nube.

e) A pesar de que Mela es una suite de muchas funcionalidades relacionadas con la gestión digital de obras de construcción, si solamente estás interesado en el fichaje, solamente pagas por el fichaje por cada empleado o trabajador que sumes al equipo, con la salvedad de que el administrador, al menos, debe, además del fichaje, comprar la licencia PRO que le permite aprobar los fichajes y dar de alta o de baja a los trabajadores en las diferentes obras.

5. FAQ. Preguntas frecuentes.

¿ Qué tipo de trabajadores, sectores profesionales y empresas tienen la obligación del registro horario previsto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores ET?

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET. Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

¿Quién es el responsable del registro en el caso de trabajadores subcontratados?

En cuanto a la subcontratación del artículo 42 ET, dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada. No obstante, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores. De esta manera, se asegura la mayor fiabilidad de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, así como su control por esta última de defectos o excesos de la jornada que puedan contradecir los términos acordados en la relación inter empresarial y ser objeto de responsabilidad. En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

¿Se exige algún medio específico de conservación de los registros del fichaje? Exactamente, ¿qué tiene que ser conservado?

Es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

Nota: Mela incorpora la tecnología blockchain para las firmas y documentos desde la propia aplicación móvil. Los documentos firmados son inalterables a posteriori.

¿Qué significa que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social? ¿Hay que entregar copias a los trabajadores o a los representantes legales?

La exigencia de que permanezcan a disposición debe interpretarse en el sentido de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten por los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, garantizando el empresario su cumplimiento (...) En este sentido, que los registros “permanecerán a disposición” debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata.

(...) debe entenderse, por razones de seguridad jurídica, que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe entregarse al trabajador individual copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta, de nuevo, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.