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Registro de horas y materiales: 4 pasos para la transición a las nuevas tecnologías digitales en 2024

¿Registros informáticos o en papel? Hoy en día, elegir lo digital no es opcional y hay muchas razones para ello: mejora la eficiencia, c­umple con las exigencias normativas, evita errores y responsabilidades, y también te ayuda a ahorrar tiempo y dinero. Aquí tienes 4 sencillos pasos destinados a ayudar a cualquiera que sea nuevo en las tecnologías digitales a comenzar su andadura con bien pie.

12 sept. 2024 07 min Compartir

Registros de tiempo y materiales

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El registro de horas y materiales es un documento que compila, por lo general a diario, los recursos utilizados para realizar una tarea: las horas trabajadas por empleados y colaboradores, los materiales utilizados, los servicios de terceros y las herramientas.

Junto con el informe de la obra, el registro diario de horas trabajadas y materiales es fundamental para mantener controlados todos los costes de la obra.

Como hemos visto en otros artículos, los beneficios de una obra vienen determinados por cuatro parámetros principales:

C, el valor del Contrato

R, los recursos utilizados para ejecutar las obras

T, el tiempo necesario para terminar las obras comparado con el tiempo estimado de finalización

P, el coste de los problemas, errores y variaciones

Por lo tanto, el beneficio de la empresa en cualquier obra (es decir, los euros que quedan al final en la cuenta bancaria), al que llamaremos E, se puede resumir en:

E = C - R - T - P

Hoy nos centraremos principalmente en R (los recursos utilizados para ejecutar las obras) y en cómo determinar de forma rápida y precisa cuáles son los costes de operación de una obra.

La rapidez con la que podemos llegar a conocer R es un parámetro fundamental, más importante que su precisión. De hecho, te recomendamos que sacrifiques un poco la precisión para aumentar la velocidad a la que conoces todos tus costes.

Por cierto, ¿cuántos días sueles tardar en obtener una actualización de los costes de operación de una obra?

Registros de horas y materiales: ¿deberías continuar con el papel, lento y costoso, o cambiar a medios digitales?

Registros de horas y materiales: ¿deberías continuar con la vieja y reconfortante actitud de "así es como se ha hecho toda la vida" o, por el contrario, sería mejor comenzar la transición hacia las herramientas digitales?

En realidad, el problema que estás tratando de resolver es la velocidad con la que sabes si estás ganando o perdiendo dinero en un proyecto específico. Los sistemas basados ​​en papel pueden prolongar significativamente el tiempo necesario para obtener esta información, por lo que los datos pueden llegar demasiado tarde.

El uso de registros en papel duplica la cantidad de trabajo necesaria e incluso puede triplicarla, ya que la información deberá copiarse tres veces en una hoja Excel. Es decir, tendrás que escribir el registro, entregarlo y luego transcribir la información en la hoja de cálculo general de la obra.

Cada una de estas tareas añade tiempo extra que, a medida que se acumula, nos impedirá conocer los costes totales en los que incurre una obra de construcción.

Los registros en papel muchas veces se escriben en la misma obra o más tarde esa misma noche, en casa o en un hotel. A continuación, deben entregarse en la oficina (y para entonces, a menudo ya han pasado un par de días), donde se limitan a acumular polvo sobre un escritorio.

Luego, otra persona debe transcribirlos a una hoja de cálculo general de Excel, cotejando y contrastando la información incluida en los albaranes, facturas y otras notas.

Mientras se prolonga este proceso, ¿cuánto tiempo te llevará conocer tus costes de operación? ¡Los estudios muestran que este tipo de gestión puede generar retrasos de hasta tres semanas!

Por lo tanto, la hoja de cálculo de Excel que realiza un seguimiento de todos los costes se actualiza 21 días después de que los materiales o servicios se entregaran en la obra

Además, hay que archivar todos estos documentos, ¡y no creas que esto es gratis! Archivar y gestionar la documentación requerirá tanto espacio como horas de trabajo, que aumentarán cada vez que tengas que consultar registros antiguos. Todo esto significa más dinero.

Por otro lado, elegir métodos informáticos parece obligatorio hoy en día. Es necesario para cumplir con toda la normativa vigente, que está introduciendo cambios importantes en el sector de la construcción y avanza hacia la digitalización de los procesos, aumentando la eficiencia, evitando posibles errores o disputas y ahorrando tiempo y dinero.

Entonces, ¿qué hay que hacer?

La respuesta es DIGITALIZARSE para poder transferir toda la información sobre el terreno directamente al inversor y al contable. La información estará disponible instantáneamente en forma de datos agregados e inteligencia comercial

Nos gustaría presentar 2 vías hacia una mayor automatización que te proporcionarán beneficios adicionales:

1. Simplemente puedes hacer una foto del registro escrito en papel con una aplicación diseñada para la gestión de obras de construcción. Es un poco molesto, pero con ello ya estarás ahorrando dinero y aumentando tu capacidad para monitorizar la información.

2. La mejor opción es usar una app que genere registros digitales de la obra, lo que te permitirá conocer los costes totales en unos segundos.

A veces se puede hacer mucho con muy poco, ¡y por eso no debes subestimar las ventajas de la primera vía! Si haces una foto del registro escrito en cuanto esté listo y lo subes a la nube, lo podrán leer en la oficina de inmediato y no generará un nuevo montón de documentos en papel.

Esto significa que los datos se pueden procesar prácticamente en tiempo real. Puede hacer lo mismo con los albaranes y las facturas, lo cual permitirá a los contables de la empresa hacer un seguimiento de los costes en cada paso de la obra.

Sin embargo, si utilizas una plataforma como Mela, especialmente diseñada para el sector de la construcción, estos documentos se archivarán automáticamente por obra, no se perderán y ya no necesitarás archivar papeles. Si usas aplicaciones de mensajería como WhatsApp, esto no sucederá y solo conseguirás algunos de los beneficios de la digitalización.

Analicemos la solución número 2 con un poco más de profundidad. Es más eficiente, pero su implementación requiere un esfuerzo mayor.

¿Cómo puedes crear un registro diario de horas trabajadas y materiales directamente desde la obra?

Para hacerlo, deberás poder acceder a esta plataforma digital desde tu obra. Por lo tanto, la plataforma que elijas deberá cumplir algunos requisitos adicionales:

• Debe ser sencilla, ¡y nunca insistiremos en esto lo suficiente! Si deseas que el encargado o el jefe de obra usen la aplicación, debe ser fácil. No porque no sean expertos en tecnología, sino todo lo contrario. Los ingenieros, diseñadores y contables están acostumbrados al software complejo creado hace unos años y pueden gestionar tablas complejas. Por el contrario, las personas que trabajan sobre el terreno no se han visto obligadas nunca a manejar estos programas y han comenzado a digitalizarse por su cuenta usando Facebook, WhatsApp y otras redes sociales: soluciones simples que funcionan muy bien. Esta es la referencia que deberá cumplir tu obra si deseas digitalizarlo todo.

Así que aléjate de los sistemas de gestión complejos: pueden ser adecuados para los contables, pero ¿los usarán los trabajadores de la obra?

• Tiene que ser una aplicación móvil, no una aplicación web. Esto significa que la app debe funcionar correctamente en un teléfono móvil, incluso cuando no hay conexión a Internet. ¡No puede ser la versión para dispositivos móviles de una página web! De lo contrario, cada vez que la conexión se interrumpa o se vuelva inestable, tus colaboradores no tendrán más remedio que utilizar soluciones alternativas.

• Debe permitirte fotografiar albaranes y facturas, para que puedas subir cualquier documento en papel enviado por otras empresas y ponerlos inmediatamente a disposición del personal de la oficina.

Veamos ahora una estrategia que puede servir de guía para implementar estos cambios y evolucionar desde los registros en papel a los digitales.

1. Empieza por registrar las horas trabajadas

Comienza tu transición digital registrando todas las horas trabajadas en cada obra. Una buena estrategia para migrar del papel a los medios digitales es comenzar haciendo que todos los empleados registren sus horas trabajadas en la aplicación.

Sin embargo, registrar los materiales empleados puede resultar más complejo, por lo que parece más práctico hacerlo paso a paso. Así, la primera tarea será conseguir que cada encargado complete el informe de horas trabajadas.

¡En una herramienta como Mela, esto se hace directamente en el grupo de chat de la obra!

Al hacerlo todos los días (solo son necesarios 30 segundos para un equipo de 5 personas) tendrás controladas todas las horas trabajadas para cada mes y en cada obra.

Con este procedimiento, ya no necesitarás hacer horas extra en la oficina para transcribir los registros diarios, ¡y preparar las hojas de asistencia al final del mes solo requerirá que verifiques el total acumulado!

Los dispositivos digitales también te permitirán crear formas inteligentes de ver los datos (la llamada inteligencia comercial). Por ejemplo, cuánto trabajo se realizó en una obra concreta durante un periodo de tiempo: más durante los primeros 15 días, más adelante disminuyó, etc.

Con respecto a los materiales, durante la primera etapa seguirás haciendo fotos de los albaranes y los registros de materiales que están en papel (si fuera necesario, ya que a veces los albaranes son registro de materiales suficiente).

Después de aproximadamente una semana, ya estarás preparado para avanzar al paso 2, en el que te ocuparás de la digitalización de los registros de materiales.

2. Empieza con los materiales y suministros utilizados en la obra

El segundo paso es comenzar a controlar los materiales de construcción utilizados en cada obra, una tarea que con frecuencia acaba convirtiéndose en un dolor de cabeza.

Comencemos con un posible escenario muy sencillo: los materiales de la obra se compran a un proveedor de confianza y se pueden entregar directamente en la obra o ir a por ellos al almacén del proveedor.

1. Una buena regla general, tanto si te estás digitalizando como si no, es solicitar siempre facturas y albaranes por separado para cada obra, aunque se recojan en persona o se entreguen en un almacén centralizado.

2. A continuación, carga las imágenes de los albaranes en tu sistema de informes, ¡y hazlo siempre! Esto permitirá que la persona a cargo de la contabilidad pueda verlos de inmediato y hacer el seguimiento de los materiales que se han utilizado (o que al menos se han llevado a la obra). Como hemos mencionado antes, posteriormente este proceso inutilizará los archivos en papel, que son caros de mantener (y nadie se da cuenta de eso).

3. El paso final es pedirle al jefe de obra que incluya los materiales utilizados en sus registros diarios, añadiéndolos a la sección MATERIALES, como se muestra en la siguiente imagen. Nuestro consejo es comenzar a usar esta función tan pronto como el jefe de obra adquiera suficiente destreza con las herramientas digitales.

Una cosa importante a tener en cuenta para el paso 3 es saber qué materiales acopiar y en qué cantidades. Si no has oído hablar de esto antes, busca el Principio de Pareto (o Regla del 80-20). Si llevas 100 materiales a una obra, 20 de ellos representarán el 80% de todos los costes relacionados con los materiales de la obra (y, a veces, incluso, más).

Para comenzar a digitalizar todos los costes de materiales, solicita al jefe de obra que registre todos los materiales que tienen un peso mayor en los gastos de la obra. Da igual que lo hagas digital o en papel, tanto un saco de cemento como un paquete de tornillos añaden una línea a tu registro.

3. Añade cualquier servicio externo utilizado en la obra

Los servicios de otras empresas (como andamios, grúas o excavadoras) pueden llegar a constituir un gasto importante. Si tu obra utiliza estos servicios externos, debes incluirlos en el registro, ya sea en papel o digital.

Rara vez se puede pasar por alto el impacto económico que tienen estos servicios y, si esperas a que el proveedor envíe la factura, esto puede descuadrar el saldo de tu obra.

¡Los servicios externos deben incluirse siempre en el registro!

4. ¡Incluye también maquinaria y herramientas!

El último paso es para usuarios más avanzados: también puedes incluir en tus registros la maquinaria y herramientas especiales que hayas utilizado. De todas formas, te recomendamos que reflexiones sobre los resultados reales que esperas obtener. ¿Realmente necesitas saber si Mario condujo el camión durante 10 km? ¿Cambia sustancialmente el saldo de tu obra? ¡Esperamos que no! De lo contrario, tu problema no se puede resolver con registros. Si usó el camión durante 100 km o más, entonces la historia cambia.

Una solución más sencilla puede ser asignar un coste por kilómetro a cada máquina y registrar la cantidad de kilómetros recorridos todos los días (¡aunque se trate solo de una estimación!). No aconsejamos exigir a los trabajadores que registren las lecturas del cuentakilómetros antes y después de cada trayecto, ya que eso solo sirve para dar la impresión de que hay controles estrictos y terminan por desalentar el paso a la digitalización. Si al final del mes hay una diferencia significativa entre la cantidad de kilómetros registrados y los kilómetros recorridos, sabrás que hay algo que investigar.

Puede ser muy útil poder rastrear los movimientos de la maquinaria y herramientas entre obras, especialmente las más caras. Por eso es importante registrar cada vez que llega una herramienta específica a la obra, ya que a nadie le gusta perder herramientas (¡especialmente las caras!).

Para hacerlo, asigna un nombre y un número a cada máquina o herramienta (como martillo M1, taladro D2), sube la lista a la plataforma digital y solicita al jefe de obra que registre la llegada de cada máquina. Con solo un clic, podrás ver dónde están todas las herramientas y dónde han estado.

Al digitalizar estos 4 elementos de los costes (horas trabajadas, materiales, servicios o alquileres y herramientas), podrás realizar un seguimiento de cuánto dinero se ha gastado en una obra concreta.

El resultado más importante es que podrás anticipar los costes de cada obra con precisión y rapidez.

Esto, a su vez, te permitirá tomar decisiones bien informadas e incluso corregir cualquier estrategia que pudiera afectar a tu rentabilidad. Al controlar todos los costes de forma rápida y precisa, podrás asumir mayores riesgos, aumentar la productividad e incluso reducir el tiempo necesario para completar un proyecto.

¡Este es el primer paso para terminar una obra de 10 meses en solo 9 meses!