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Es vital el control de los costes en la certificación de obra

La certificación de obra, tanto en los contratos con la administración pública como entre privados, es una de las formas más habituales de medir el grado de avance de las obras a la vez que permite a los contratistas ir cobrando conforme se produce este avance. Evitar desviaciones del presupuesto firmado y aprobado para garantizar el cobro y la viabilidad de las operaciones se consigue con el oportuno control de los costes. Cuanto más inmediato y riguroso sea ese control, estaremos en mejores condiciones de reaccionar, corregir y actuar a tiempo antes de que sea irreversible. El uso de herramientas digitales lo facilita y para ello no hace falta ser ni un experto en informática ni un experto contable. La digitalización de los procesos de tu empresa o de tu actividad como autónomo en este sentido, está a tu alcance.

13 sept. 2024 05 min Compartir

Costes en la certificación de obra

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Índice

1. Breve introducción a las certificaciones de obra
2. Control de costes en las obras de construcción
3. Soluciones digitales asequibles y fáciles de utilizar
4. Conclusión

1. Breve introducción a las certificaciones de obra.

Ni siquiera en la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (última actualización de agosto de 2024) se define qué es una certificación de obra o qué son las certificaciones de obra. La referencia "oficial" más a la mano la encontramos en una sentencia del Tribunal Constitucional tan lejana como 1993 de la que extraemos este fragmento:

"(...) que las certificaciones son títulos que incorporan un derecho de crédito del contratista frente a la Administración con arreglo a los cuales puede ésta verificar abonos, parciales y provisionales, del importe del contrato a fin de facilitar, desde el punto de vista financiero, la mejor ejecución y conclusión de las obras."

Si sustituimos "Administración" por promotor o si lo prefieres, por quien paga, ya nos vale. Como sabemos, estos acuerdos vienen incorporados en en el contrato de ejecución y en él se define, el cómo y el cuándo se irán abonando las cantidades correspondientes a las fases o trabajos realizados a la fecha en relación con el presupuesto total aprobado inicialmente.

En el caso de los contratos con la administración pública (y en la práctica también cuando los agentes son privados) las certificaciones de obra, los adelantos a cuenta, son muy comunes, bien para pagar a trabajadores, bien para la adquisición de una parte o del total de materiales, maquinaria y servicios o para pagar a subcontratistas. Habitualmente se paga y se certifica a mes vencido.

De ahí la importancia de vigilar sistemáticamente que los costes diarios de material, de personas, maquinaria, servicios, etc. no se desfasen respecto al monto presupuestado, sin esperar por las correspondientes facturas que suelen tardar en llegar.

"El contratista tendrá también derecho a percibir abonos a cuenta sobre su importe por las operaciones preparatorias realizadas como instalaciones y acopio de materiales o equipos de maquinaria pesada adscritos a la obra, en las condiciones que se señalen en los respectivos pliegos de cláusulas administrativas particulares y conforme al régimen y los límites que con carácter general se determinen reglamentariamente, debiendo asegurar los referidos pagos mediante la prestación de garantía."

2. Control de costes en las obras de construcción.

Ya hemos hablado en otros artículos de que los beneficios de una obra dependen, en lo esencial, de estos cuatro parámetros:

C: el valor del Contrato

R: los recursos utilizados para ejecutar las obras

T: el tiempo real de ejecución de las obras versus el tiempo estimado

P: el coste de los problemas, errores y variaciones, imprevistos

Por tanto, el beneficio de la empresa en cualquier obra (es decir, los euros que quedan al final en la cuenta bancaria), al que llamaremos E, se puede resumir en:

E = C - R - T - P

De lo anterior se desprende que, de la velocidad con la que conozcamos cuánto del presupuesto vamos consumiendo y en qué, dependerá en buena medida el aumento o la disminución del beneficio, sobre todo cuando se trata de un presupuesto cerrado, fijo, que firmamos, bien con el promotor, con la administración o, en el caso de autónomos y pymes con el contratista. 

Y es así porque nuestra capacidad de reacción, de la adopción de medidas correctoras de manera oportuna está estrechamente vinculada al conocimiento, fiable y lo más inmediato posible de los costes en las obras en las que estemos trabajando.

La contabilidad tradicional en papel, además de generar errores de transcripción, de emplear tiempo extra y recursos humanos (conteo en la obra, transcripción a Excel, por ejemplo, el de la obra, más un nuevo asiento en la contabilidad general) necesita de almacenamiento físico, de espacio. Muchos requerimientos administrativos y fiscales exigen la conservación y custodia de esos registros durante años. ¿Qué sucede cuando intentamos recuperar registros de años pasados? ¿Los buscamos por año fiscal? ¿Por obra? ¿Por tipo de trabajo? ¿Por importes? ¿Por presupuesto? Esta localización puede convertirse en un dolor de cabeza.

Aunque en los últimos años y de manera progresiva cada vez es más común el uso de herramientas digitales por separado (chat de WhatsApp para compartir fotos de las obras, hacer fotos a los albaranes de entrega de materiales y maquinaria o enviar mensajes, por poner algunos ejemplos de uso) eso no es necesariamente digitalizar el control de los costes, sencillamente porque la información no está centralizada, su localización se hace poco menos que farragosa y seguimos dependiendo de las transcripciones manuales, imprecisas y caras porque requieren de mano de obra y tiempo adicionales, aunque sea de oficina.

En los tiempos que corren lo de digitalizar los procesos en nuestro sector de la construcción, costes incluidos, ha pasado de ser un factor de innovación y de adelanto, a convertirse en una necesidad imperiosa si verdaderamente queremos ser competitivos y obtener mayores y mejores rendimientos de nuestro trabajo.

"Los posibles desajustes que se produjeran respecto del expediente de gasto aprobado en el ejercicio, tales como los derivados de diferencias temporales en la aprobación de los índices de precios aplicables al contrato, se podrán hacer efectivos en la certificación final o en la liquidación del contrato."

3. Soluciones digitales asequibles y fáciles de utilizar.

Aunque existe una variedad importante de aplicaciones en el mercado, la inmensa mayoría de ellas ofrece soluciones parciales y no integradas. Cuando decimos "no integradas" nos referimos a que su uso nos obliga a gestionar por separado distintos aspectos de la gestión de los costes en las obras de construcción lo que conlleva un trabajo extra posterior. Pero además, lo de "no integradas" alcanza a la dificultad que presentan para acoplarse con los software que habitualmente utilizamos en nuestras empresas o como autónomos.

Hagamos un ejercicio de imaginación en el que vamos a recorrer, o al menos lo intentaremos, el proceso de control de los costes asociados a una obra con una sola herramienta o software, con una aplicación, en definitiva, una app asequible, fácil de usar por todos los agentes, fiable y tecnológicamente avanzada. Una app de control de obra o diario de obra digital.

Presupuesto: Puedes generar cuantos presupuestos necesites desde la propia app, incluso a pie de obra. Así de fácil. Creas una obra o tarea y generas tu presupuesto añadiendo todas las partidas que necesites. Horas trabajadas, materiales, maquinarias, servicios y definir tanto la unidad de medida, como la cantidad y el precio unitario. Este presupuesto de partida será la base sobre la cual la app calculará los costes que vayas introduciendo y automáticamente te mostrará el margen de beneficio:

Fichaje y parte de horas trabajadas con su coste: Comienza el primer día de la obra y las primeras tareas son de acondicionamiento en las que participarán dos operarios y un autónomo. Al llegar a la obra, desde sus teléfonos móviles los trabajadores fichan su entrada e inician la jornada laboral. El fichaje incluye la geolocalización, el lugar desde donde se firmó.

El reloj del fichaje comienza a funcionar. Como previamente hemos introducido el valor de las horas de trabajo de los dos operarios y del autónomo, sin tener que hacer nada, cuando llegue el momento de firmar la salida de la obra (definitiva o para los descansos y eso exige que se vuelva a fichar la entrada) la aplicación calculará automáticamente la diferencia entre la hora de entrada y la de salida, dando como resultado el cómputo de las horas trabajadas por cada uno y el coste total. Podremos dar el OK o aprobar las horas antes de que se hagan "oficiales" en la app.

Albaranes de ladrillos y de maquinaria: Llega la excavadora que hemos alquilado y seguidamente una partida de ladrillos. Tanto el operario de la excavadora como el transportista de los ladrillos traen sus respectivos albaranes. Mientras el de la excavadora nivela la parte del terreno que le hemos indicado, según proyecto,  y comienza la descarga de los ladrillos, sacamos el móvil y le hacemos una foto a cada albarán. Las fotos quedan registradas y asociadas a esta obra en concreto, en su resolución original con un etiquetado automático, gracias a la Inteligencia Artificial o, si lo preferimos, podemos escribir una etiqueta para localizarlas después todavía más fácilmente. Estas fotos también llevan geolocalización (opcional en la app) y lo más importante: con un click podemos convertir las fotos de los albaranes en un registro contable en Excel, también disponible para la persona que, desde la oficina, ejerce esas labores y que podrá, sin necesidad de introducir los conceptos, las unidades y los costes manualmente, incorporar los importes y los conceptos a la contabilidad general.

El libro de órdenes y asistencia o parte de trabajo al final de la jornada: Como has ido documentando con fotografías los trabajos de la excavadora a lo largo de su trabajo, has intercambiado mensajes de texto y de voz con los operarios y ellos a su vez tomaron fotografías de una situación inesperada en el sitio elegido para el acopio de los ladrillos, el reloj de fichaje ha hecho su función y los costes de la mano de obra y de la excavadora han sido registrados, muy fácilmente tienes la posibilidad de, con apenas unos clics, obtener un resumen, el libro de órdenes y asistencia o parte de trabajo con los costes que has tenido ese día y su relación con el presupuesto de partida. Puedes elegir, de toda la información del día, qué quieres incluir en el parte de trabajo.

El libro de órdenes y asistencia o parte de trabajo al final de la jornada lo puedes exportar en varios formatos (PDF, Excel, Word); lo puedes firmar, tú y los empleados, la dirección de obra, todos los que decidas y exportar el documento incluso fuera de la aplicación, también de manera muy intuitiva.

Análisis de costes de obra por personas, materiales y tiempo: Desde la versión PC de la app puedes hacer una análisis detallado de todos los elementos de coste de la obra en relación con el presupuesto de partida muy fácilmente. Este seguimiento diario con datos fiables, recogidos a pie de obra en el momento exacto te permitirá anticiparte, corregir desviaciones, mejorará la comunicación con el equipo de trabajo y con los proveedores y clientes, si así lo decides: 

4. Conclusión.

Digitalizar los procesos de tu empresa o los tuyos como autónomo te colocará en una posición ventajosa respecto a la competencia porque serás más competitivo ya que disminuirán tus costes operativos y simplificarás todo lo que no sea tu principal cometido: la obra.

No necesitas ser un experto en informática. En Mela, la gestión de las obras, las personas, los materiales y las disposiciones de seguridad y salud se hacen en formato chat, como si de un grupo de WhatsApp se tratara, con la diferencia de que con Mela:

a) Toda la información queda almacenada en la nube, sin necesidad de que ocupes espacio de la memoria de tu móvil.

b) Las fotos para documentar el grado de avance de la obra, no pierden resolución al guardarse. Puedes hacer zoom para analizar los detalles. Las fotos vienen geolocalizadas y etiquetadas automáticamente, pero también puedes añadir las etiquetas que quieras. A diferencia de los chats más comunes, Mela asocia automáticamente las fotos a la obra, a la fecha, a las etiquetas, a la geolocalización, lo que te facilita muchísimo su ubicación posterior.

c) El control de los costes diarios de cara a su comparación con el presupuesto y con el grado de avance de la  obra o de los trabajos, te posibilitará, con apenas unos clics, emitir partes de trabajo, informes en los que decides qué incluir para la certificación parcial o total de tu trabajo. Puedes conseguir que los agentes implicados firmen dichos informes con la tecnología blockchain que garantiza su integridad y autenticidad y te evitará disgustos en caso de disconformidades o de reclamaciones.

d) Lo tienes todo integrado con el software que usas habitualmente en un solo sitio, en una plataforma única que puedes compartir con tus compañeros e incluso con el cliente (con diferentes tipos de permisos, por ejemplo, la figura del contable o la del analista que tendrá acceso prioritario a los números de los costes). Una aplicación que te permite crear listas de chequeo y supervisar su cumplimiento, así como asignar tareas específicas a los miembros con fecha de cumplimiento o ejecución.

Te invitamos a probar Mela. Descarga la aplicación y recuerda que puedes gestionar hasta tres obras de manera gratuita.