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¿Cómo digitalizar los albaranes y facturas en las obras de construcción?

De la rapidez con la que se conozca cómo van aumentando los costes sobre el terreno durante el proceso de ejecución de una obra dependerá en gran medida asegurar la rentabilidad y la capacidad de reacción en caso de desviaciones o de imprevistos. En Mela, teniendo en cuenta las experiencias del sector y de nuestros clientes, hemos diseñado, con ayuda de la Inteligencia Artificial, un sencillo proceso mediante el cual desde tu teléfono móvil puedes hacer una foto de un albarán o factura y en segundos convertirla en un Excel contable.

24 may. 2024 05 min Cuota

Cómo digitalizar los albaranes y facturas en las obras de construcción

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Índice

1. Introducción

2. El largo y tortuoso camino de los registros en papel desde la obra a la oficina.

3. El papel en la oficina continúa sorteando obstáculos.

4. Digitalizar las facturas y albaranes es la solución. Mela es la solución.

5. Conclusiones

1-Introducción.

De la rapidez con la que se conozca cómo van aumentando los costes sobre el terreno durante el proceso de ejecución de una obra dependerá en gran medida asegurar la rentabilidad y la capacidad de reacción en caso de desviaciones o de imprevistos.

Los registros de materiales en papel, con el consiguiente traslado desde la obra a la oficina, ya se sabe que afectan la velocidad con la que la dirección de la obra puede conocer si está ganando o perdiendo dinero en un momento dado. Además, se corre el riesgo de su pérdida o deterioro o de posibles errores a la hora de transcribirlos correctamente en el programa contable de la empresa o del autónomo.

Hoy en día, el uso de herramientas digitales para el control de los materiales entregados en las obras ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad si lo que se pretende es ser competitivo y, por ende, obtener los mayores beneficios del trabajo realizado.

En este breve artículo te explicaremos cómo, sin ser un experto en informática ni en contabilidad, ni disponer de ordenadores ni recursos especiales, puedes llevar un control y seguimiento de todos los materiales en las obras y sus costes asociados. Todo lo que necesitas es la aplicación Mela instalada en tu teléfono móvil (Android o IOS) y, adicionalmente, un ordenador en el que ejecutes la versión web de la aplicación. 

2-El largo y tortuoso camino de los registros en papel desde la obra a la oficina.

Hace poco tratábamos en otro artículo el mismo caso para el registro de las horas trabajadas en las obras y los inconvenientes que presentaba llevar ese control en papel, a la vieja usanza. Con los materiales, los inconvenientes, los riesgos, las desventajas que tiene no transitar hacia la digitalización son todavía mayores, si cabe. Tengamos en cuenta que unas horas trabajadas pueden ser de un número determinado de tipos (ordinarias, extraordinarias, en festivos, etc.) pero la tipología de los materiales y su variedad dependerán de las características de la obra y de muchas variables. Estuvimos de acuerdo entonces, además, en que almacenar papel con la contabilidad de las horas tiene su coste no sólo en el hecho de su almacenamiento y custodia, sino además en el tiempo invertido en su localización posterior para cubrir cualquier necesidad.

En mitad de una jornada cualquiera en la obra llega un transportista, por ejemplo, con todos los herrajes necesarios para el acabado de puertas, ventanas, armarios, etcétera, de una casa que estamos rehabilitando. Tras comprobar que la entrega física se corresponde con el albarán, el transportista nos solicita firmarle una copia como conformidad de la entrega.

La misma situación podría darse cuando somos nosotros los que acudimos a un mayorista o tienda de materiales de confianza a recoger los materiales necesarios para la obra.

¿Qué hacemos con el albarán? ¿Cómo informamos a las miembros del equipo de que ya han llegado o al contable de que ya se producido la entrega de los herrajes? ¿Cómo le informamos de si la entrega ha sido completa o parcial? ¿Qué pasa si en vez de un albarán se trata de una factura que nuestra empresa está obligada a pagar en un plazo determinado?

Lo habitual, cuando no se dispone de herramientas digitales como Mela, es guardar el documento en una carpeta, en un bolsillo y, o bien aprovechar una visita a las oficinas, o bien si se acerca alguien de las oficinas a la obra, enviar la factura o el albarán con esa persona. Entre la recepción del albarán o factura y la entrega al contable en las oficinas pueden transcurrir, en el mejor de los casos horas, incluso días; en ocasiones se han registrado hasta dos semanas de retraso. En otras situaciones se ha producido la pérdida del albarán o factura.

3-El albarán y la factura en papel, ya en la oficina, continúan sorteando obstáculos.

Una vez que el papel llega a la oficina, hay que transcribirlo: al fin y al cabo, son costes asociados a la obra y habrá que pasar esos datos a algún programa o software en el que se lleva el control de gastos de la obra en concreto. Pero ahí no termina la cosa, estos materiales y sus costes asociados deben añadirse al control general de la empresa porque esta no es la única obra en la que trabajamos.

Hasta aquí contabilizamos 2 personas: una: la que recibe o recoge los materiales en la obra / almacén; dos: la que lo transporta a las oficinas (aunque se trate del mismo miembro del equipo, es otro trabajo) a lo que habría que añadir una tercera persona: la encargada de transcribir del papel al software empresarial o sencillamente a un Excel.

Los procesos manuales de transcripción de datos desde el papel a un Excel, pongamos por caso, conllevan muchos riesgos de que se anote mal una cifra, la descripción de un material, de que el estado de conservación de papel no sea óptimo y se dificulte su lectura… Todos hemos pasado por esa situación de tener que revisar los registros porque no nos cuadran los números en un cierre de registro contable. Habrá entonces que rehacer el trabajo, volver a comprobar y localizar los documentos originales en papel de donde transcribimos los datos, repasar las cuentas otra vez y todo esto cuesta tiempo y dinero.

Una vez incorporado este albarán a los registros contables, en tanto documento en papel, habrá que almacenarlo. Almacenar requiere espacio y criterio y tanto el espacio como el criterio para organizar la información tienen un coste adicional.

¿Cómo almacenar las facturas y albaranes de modo que nos resulte fácilmente localizable cuando se necesite? ¿Por días, por meses, por obra? ¿Por tipo de materiales? ¿Por el suministrador o proveedor?

Para dar respuesta a estas y otras preguntas, en Mela hemos desarrollado un proceso sencillo, rápido, fiable y lo más importante: al alcance de cualquier miembro del equipo en tiempo real. Te lo explicamos a continuación:

4-Digitalizar las facturas y albaranes es la solución. Mela es la solución.

Erróneamente muchos piensan que digitalizar significa utilizar programas informáticos como Excel o Word por el simple hecho de eliminar el papel. Pero es mucho más que eso: se trata, en efecto, de pasar del formato papel al formato digital, pero ese solo es el primer paso. Digitalizar propiamente dicho consiste en que una vez en formato digital la información contenida sea consultable desde varios ángulos de manera inmediata y fiable asegurando su conservación e integridad.

Entre las ventajas que supone digitalizar toda la documentación a pie de obra; es decir, que desde el mismo momento en el que se reciba la factura o el albarán o que se recojan los materiales en el almacén se disponga de un registro contable, destacamos las siguientes:

• Actualización de costes en tiempo real lo que facilita la oportuna y acertada toma de decisiones en un momento dado.

• Eficiencia y productividad. Una simple foto (que es más que una foto, como explicaremos a través de videos a continuación) hecha en el mismo instante de la recepción de los materiales en la obra se convierte en un registro contable.

• Ahorro de espacio de almacenamiento.

• Posibilidad de acceso remoto a la información (sin necesidad de desplazamientos)

• Mejoría sustancial de los flujos de trabajo al poderse compartir fácilmente de manera electiva.

En Mela, teniendo en cuenta las experiencias del sector y de nuestros clientes, hemos diseñado, con ayuda de la Inteligencia Artificial, un sencillo proceso mediante el cual desde tu teléfono móvil puedes hacer una foto de un albarán o factura y en segundos convertirla en un Excel contable. Este proceso lo puedes visualizar en este breve vídeo de apenas un minuto de duración

También se ha previsto que, por ejemplo, el compañero que tome la foto del albarán o la factura directamente en la obra o en el almacén se limite a hacer la foto con la aplicación móvil de Mela y a compartirla en el chat y que sea el contable, desde la aplicación en Mela en el PC, quien la convierta en Excel y en un registro contable haciendo más eficiente el proceso. Lo describimos en este breve vídeo de apenas un minuto de duración.

Si prefieres leer en vez de ver un vídeo, te sugiero este Tutorial paso a paso.

5. Conclusiones.

Es el momento de iniciar el tránsito de la documentación en papel a la digitalización que consiste no solamente en transcribir las facturas y albaranes a un Excel; se trata de integrar los registros documentales de la obra de construcción en nuestros sistemas informáticos y contables.
- Con la digitalización, además de ahorrar en almacenamiento físico y en la memoria de nuestro teléfono móvil, facilitamos el acceso inmediato y remoto a la información y su fácil localización posterior.
- El control de los materiales utilizados en las obras mediante la utilidad de “foto a registro contable” que ofrece Mela, gracias a la Inteligencia Artificial, nos permite enriquecer los análisis de cuánto gastamos en materiales por obras, qué tipos de materiales consumimos más, la evolución de los precios de los materiales en el tiempo. En definitiva, un análisis multidimensional como base para la toma de decisiones con el fin de optimizar la gestión de las obras.
- La sencillez y la fiabilidad de esta utilidad que ofrece Mela para el control, seguimiento y el análisis de los materiales de construcción en las obras nos permite ser más competitivos y eficientes.