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¿Cómo controlar las horas / costes trabajadas en las obras?

Uno de los factores que más influye en la rentabilidad de las obras y proyectos de construcción es el número de horas de trabajadas; las horas invertidas para ejecutar una fase, una actividad o toda una obra. El coste de la mano de obra, junto con el de los materiales, precisan de un seguimiento y control que hoy en día, gracias a las herramientas digitales, resulta muy fácil de conseguir. Diariamente puedes llevar ese control y anticiparte a posibles desviaciones. En este artículo te contamos cómo.

30 abr. 2024 05 min Compartir

CONTROL DE HORAS TRABAJADAS EN LAS OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

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Índice

1. Introducción.

2. Desventajas del seguimiento y control de horas trabajadas en las obras de

construcción en formato papel.

3. Soluciones digitales para el control y seguimiento de las horas trabajadas en

las obras.

4. Mela es la solución.

5. Conclusiones.

1. Introducción

Es importante distinguir, ante todo, que en este artículo no nos referiremos al control del registro de horario laboral o registro de jornada: lo que conocemos como el fichaje; es decir, el control de las horas de entrada y de salida del personal a las obras. Este tema, prometemos, será objeto de otro artículo en un futuro no muy lejano.

Por su importancia en la rentabilidad y en la eficiencia, hoy hablaremos del control de horas trabajadas en la obras de construcción y de cómo -desde Mela-, ofrecemos las herramientas sencillas y útiles que nos permitirán, al final de cada jornada y de manera compartida con todos los agentes que intervienen en la obra, hacer un seguimiento prácticamente en tiempo real de cuántas horas ha trabajado el personal, si se han producido desviaciones provocadas por imprevistos u otras razones y así poder anticiparnos y corregir dichas desviaciones.

2.Desventajas del seguimiento y control de horas trabajadas en las obras de construcción en formato papel.

Puede parecer obvio, y en cierta medida lo es, pero por nuestra experiencia, enumerar las ventajas o desventajas de algo que, de entrada, es evidente, nos sitúa realmente en la perspectiva de poderlo evaluar en toda su dimensión y nos puede sorprender esta visión de conjunto.

Es cierto que hasta la aparición y el desarrollo del mundo digital no había muchas más alternativas que la tradicional libreta y el lápiz o el bolígrafo. En muchas empresas, recordemos, se instalaron unas máquinas con aquellos tarjetones de cartón y un casillero al costado con el número de cada empleado. Había que introducir el cartón y en muchos casos, apretar un botón o un pulsador para que quedara registrado el horario de entrada y posteriormente el de salida. Este método tampoco garantizaba el cómputo, que había que realizar a mano. Se trataba más bien de un control de presencia, de un fichaje.

Fuente: *https://es.wikipedia.org/wiki/Reloj_de_fichar#/media/Archivo:2005-11_stempeluhr.JPG

Aunque posteriormente también se implantaron máquinas que eran capaces de restar de la hora de salida la hora de entrada y de este modo “calcular” el tiempo de permanencia, es decir, las horas trabajadas, no olvidemos que se trataba de oficinas a las que acudía el personal diariamente.

Pero los que trabajamos en este mundo de la construcción, bien sabemos que la movilidad es un ingrediente que no falta en nuestras tareas. La propia naturaleza de nuestro trabajo nos obliga a constantes desplazamientos por la propia localización de las obras o de nuestros oficios y profesiones. ¿Qué pasa cuando un electricista, pongamos por caso, trabaja en una jornada en más de una obra que está siendo ejecutada por la misma empresa o por más de una? Hasta hace muy poco, como ya hemos dicho, se llevaba un registro en papel.

Pero, los registros en papel presentan, al menos, las siguientes desventajas:

• La primera es el tiempo que media entre la finalización de las horas trabajadas y el conocimiento de su monto por el personal de contabilidad. ¿Al día siguiente? ¿Semanalmente? ¿Es necesario que el empleado o alguien de contabilidad se desplace a la oficina o a la obra, respectivamente? ¿Cuándo podrá el personal habilitado para tomar decisiones poder corregir posibles desviaciones que amenacen la planificación de horas necesarias para terminar las tareas de acuerdo con el presupuesto pactado con el cliente?

• El riesgo de extravío o de pérdida del papel es alto. También su deterioro.

• Transcribir lo anotado en papel al software de control de horas trabajadas es una manera de duplicar o de triplicar en ciertos casos el tiempo dedicado a este cómputo. Del papel (en hojas sueltas o en una libreta) a algún registro contable que generalmente suele estar enfocado en las personas, de modo que, hará falta, muy probablemente, una nueva anotación en los registros generales de la obra. En ese trasiego, puede que algún número nos “baile”.

• No olvidemos que todo el papel hay que almacenarlo y conservarlo -en ocasiones durante años-, bien por garantizar la trazabilidad de los costes o bien por imperativos legales. Almacenar, bien lo sabemos, cuesta.

Creemos que no es necesario abundar más en las desventajas. Baste con un par de preguntas más: ¿Qué pasa si necesitamos localizar una obra en concreto con fases de ejecución distanciadas en el tiempo? ¿Qué pasa si necesitamos compartir, enviar, presentar a un inspector las horas trabajadas por un operario, en una obra o en un período de tiempo? ¿Más papel?

3.Soluciones digitales para el control y seguimiento de las horas trabajadas en las obras.

La primera tentación es la de escribir lo contrario a lo descrito en “2. Desventajas del seguimiento y control de horas trabajadas en las obras…” pero no vamos a caer en ella.

Mejor, hagamos un ejercicio de imaginación:

1. Imaginemos que tras finalizar una tarea o actividad cada uno de los empleados registra el número de horas dedicadas a su ejecución. No importa que la jornada laboral no haya terminado. Imaginemos que son las 10:00 y un empleado ha terminado de instalar la grifería de un baño.

2. Imaginemos que lo ha hecho a pie de obra; desde su teléfono móvil. De manera fácil e intuitiva ha abierto la obra en cuestión, ha buscado su tarea asignada para esa mañana y ha escrito que ha dedicado 2,5 horas.

3. Imaginemos que esa información de horas trabajadas tiene un coste por hora que previamente hemos introducido vinculado al trabajador y que, tras el trabajador guardar la información, automáticamente ese coste se asocia a la obra y podemos consultarlo, bien por el nombre del trabajador o bien por la obra o bien por el día en cuestión.

4. Imaginemos que con un solo clic puedes generar un informe en PDF o Excel que no solamente contenga esas 2,5 horas sino todas las horas del mes en las que ese empleado ha trabajado y que ese informe puedes compartirlo directamente en el chat de la obra con todos, o únicamente con el contable o enviarlo a quien necesites por email.

5. Imaginemos que en cualquier momento y solamente desplazándote por un calendario puedes obtener las horas trabajadas con su coste asociado de un trabajador, de una obra, de una fase de la obra o bien, seleccionando un rango de fechas.

4.Mela es la solución.

Todo el ejercicio de imaginación que acabamos de hacer conjuntamente lo tuvimos en cuenta a la hora de diseñar las funcionalidades que nos brinda Mela para realizar un seguimiento y control de las horas trabajadas en las obras por los empleados. Una aplicación concebida específicamente para el sector de la construcción.

En este vídeo de menos de 3 minutos explicamos cómo llevar de manera sencilla e intuitiva el control y seguimiento de las horas trabajadas:

Y en este, de apenas minuto y medio, cómo generar y exportar informes de trabajo con las obras:

5. Conclusiones

La elección de un sistema digitalizado con almacenamiento seguro en la nube para el seguimiento y control de las horas trabajadas en las obras de construcción -como el que te ofrecemos en Mela- frente al tradicional y poco eficiente control en papel o a través de otras aplicaciones de manera dispersa, puede marcar la diferencia en el tiempo y los costes que conlleva esta gestión.

La reducción de tiempo y esfuerzo invertidos en registrar tanto el monto como el coste de las horas trabajadas revertirá positivamente en el balance de cuentas de las empresas e instaladores que apuesten por una solución digital e integrada como la que ofrece Mela.

La posibilidad de obtener con apenas unos clics y casi en tiempo real toda la información relativa a las horas trabajadas y sus costes asociados en informes que puedes compartir tanto dentro como fuera de la aplicación de manera fácil e intuitiva, libera tiempo y esfuerzos en favor de una gestión más efectiva, permite reducir costes y posibilita anticiparse y tomar decisiones ante posibles desviaciones de las previsiones de partida.