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¿Cómo asumir más obras sin necesidad de aumentar el personal?

Es comúnmente aceptado que los materiales y la mano de obra son los dos principales contribuyentes al coste de las obras de construcción. La posibilidad de poder asumir más obras de construcción, más proyectos, no pasa necesariamente por el aumento de la contratación de más mano de obra. Evidentemente, tampoco pasa por la disminución del precio de los materiales, algo ajeno a nuestro control. Digitalizar los procesos de tus obras con el uso de herramientas como Mela, un software de gestión de obras, te permitirá optimizar al máximo tus procesos y tus obras ahorrando tiempo, evitando errores y aprovechando los recursos humanos disponibles. Te contamos cómo.

06 nov. 2024 07 min Compartir

Obra de construcción con maquinaria

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Índice

1. Introducción
2. Variable Tiempo en la digitalización de las obras de construcción
3. Variable Coste en la digitalización de las obras de construcción
4. Variable Calidad en la digitalización de las obras de construcción
5. Conclusión

1. Introducción.

Tradicionalmente, el sector de la construcción ha sido reacio a la incorporación de nuevas tecnologías, especialmente las relacionadas con la digitalización. En los años 80 la introducción de AutoCAD, a pesar de sus incuestionables ventajas, se dilató en el tiempo cerca de diez años. Más recientemente, la adopción de BIM también muestra un comportamiento similar en el sector.

A diferencia de décadas pasadas, estamos asistiendo a uno de los cambios más importantes en la historia de la humanidad, sin exagerar: la digitalización; fenómeno que ha ido ganando terreno y usuarios hasta tal punto que hoy día es realmente difícil sustraerse de sus usos, de sus bondades y, cómo no, de los problemas que comporta la implantación de nuevas maneras de trabajar y de gestionar distintos aspectos de la vida cotidiana. Piénsese en todo lo que hacemos hoy día con un teléfono móvil, por ejemplo.

En el sector de la construcción, un área compleja en la que tanto profesionales autónomos como directores de obra, de ejecución, arquitectos, aparejadores, etc. necesitan gestionar en ocasiones varias obras cuya ejecución es simultánea o casi simultánea, un sector que acusa un déficit importante de trabajadores, un sector en el que el prefabricado, como salida a varias carencias se impone cada vez más, es imprescindible digitalizarse no ya para ser más eficientes, disminuir costes y aumentar beneficios, sino sencillamente para poder sobrevivir.

Las tres variables "sagradas" en la construcción: Tiempo, Coste y Calidad están ya digitalizadas en una aplicación como Mela, concebida y diseñada desde dentro del sector, para dar respuesta a las necesidades de todos los agentes que intervienen en el proceso constructivo en los aspectos referidos a la gestión y la documentación de esas obras y la posibilidad de anticiparse para incidir directamente en las tres variables. Veamos.

No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de era caracterizado por la digitalización de prácticamente todo lo que nos rodea.

Emérito Martínez. Digital Business Transformation Leader at Themarketingmaps.

2. Variable Tiempo en la digitalización de las obras de construcción.

La variable Tiempo en la construcción se asocia sobre todo -y con razón-, al cumplimiento de los plazos acordados con el cliente. No obstante, conviene remarcar que ese es el punto final. Antes de la entrega total o parcial al cliente hay muchos hitos intermedios de los que depende precisamente el cumplimiento de los plazos. No se llega a la satisfacción del cliente ni se salvaguarda la reputación de la empresa constructora o del autónomo sin anticipación, sobre todo en el mundo de las obras en las que muchos factores pueden condicionar los tiempos y no todos están al alcance de nuestro control.

¿Qué podemos hacer desde el punto de vista de la digitalización para anticiparnos e ir agotando los hitos parciales que garantizarán no solo la entrega a tiempo de lo convenido, sino además, la optimización del tiempo operativo dedicado a los trabajos? 

- Planificación y prevención de riesgos: 

Muy desde el principio de la obra hay que detallar lo más posible las diferentes etapas de la obra en general y de actividades o tareas. Hay que esforzarse en identificar posibles imprevistos y trazar opciones o planes de contingencia.

La asignación de tareas en Mela, con su responsable, sus fechas y horas de comienzo y de finalización permiten que cada uno de los implicados sepa exactamente dónde, cuándo y qué acciones tiene que ejecutar. La flexibilidad de la aplicación facilita el poder reformular las tareas conforme lo aconsejen las circunstancias. Al mismo tiempo permite en tiempo real la reasignación de tareas en muy poco tiempo e inmediatamente compartida en el chat de la obra con todos los implicados.

La posibilidad de crear listas de chequeo o checklists, que también pueden modificarse rápidamente para adaptarlas a la realidad, ayuda a seguir un orden de ejecución ya probado -a ser posible-, que permita asegurarse de cumplir los estándares de calidad y que contribuya a evitar errores que siempre requieren más tiempo para rehacer los trabajos del tiempo originalmente planificado. Resulta especialmente útil con los contratistas, quienes no suelen estar familiarizados con nuestros procesos de trabajo.

- Comunicación y colaboración en el equipo de trabajo: 

Puede parecer una obviedad, pero en la construcción cada minuto cuenta. Todos los agentes que intervienen (desde el arquitecto pasando por el jefe de obra y hasta el operario) están informados en tiempo real de todo lo que ocurre sobre el terreno. Se puede añadir hasta el cliente a la obra. En una promoción de viviendas, por ejemplo, varios de los clientes de Mela han incluido en la obra al promotor. Una foto etiquetada y geolocalizada, compartida en el chat, seguida de un mensaje de voz o de texto, evitará más de un desplazamiento y hará posible que las decisiones no tengan que esperar.

El compartir la obra o las tareas como si se tratara de un grupo de mensajería habitual, robustece la comunicación y hace posible que todo quede registrado, organizado, fácilmente localizable a posteriori en la nube de la aplicación. En la experiencia de nuestros clientes, una relectura o un re análisis de las casuísticas y de los problemas reportados gracias a la digitalización de la información ha evitado muchos retrasos. Desde la perspectiva de la optimización de los recursos humanos disponibles, las ventajas son muy evidentes. ¿No te parece?

- Gestión documental, actas, informes, inspecciones: 

Todos sabemos que es engorroso, pero inevitable. Tener que gestionar a la manera tradicional y en papel toda la documentación requerida en una obra aparta a los responsables de lo principal: la obra en sí misma. Este es otro factor contribuyente a la escasez de tiempo o al tener que dedicarle, normalmente en la oficina, horas y más horas a producir, revisar, almacenar y custodiar (muchos documentos han de ser custodiados durante años según marcan las leyes) la documentación generada en la obra.

Conocedores de esta situación, hemos diseñado en Mela un sistema de plantillas para Actas, Actas de Inspección, Actas de Replanteo, Actas de Certificación de obra; en fin, la posibilidad de:

a) Crear plantillas de manera rápida e intuitiva de cualquier documentación que se requiera periódicamente o, gracias a la flexibilidad que ofrece la aplicación, cualquier documentación puntual.

b) Una vez generada la plantilla, se puede rellenar a pie de obra directamente desde el móvil o la tablet. 

c) Gracias a la tecnología de Blockchain las actas pueden ser firmadas con absoluta validez legal por todas las partes implicadas sin necesidad de que coincidan físicamente. Como la aplicación facilita el incorporar a las actas tanto fotos como mensajes de voz a texto, el logotipo de la empresa y sus datos de contacto y toda la información compartida en la obra, dedicarle un tiempo a confeccionar las plantillas al principio significa, a posteriori, un ahorro considerable de tiempo. La documentación generada es fácilmente localizable a futuro y puede ser buscada por muchos criterios, desde el nombre de la obra, la geolocalización de la obra o el título. Todo se guarda en la nube de Mela sin ocupar espacio en tus dispositivos.

3. Variable Coste en la digitalización de las obras de construcción

Ya decíamos que los costes fundamentales en el sector vienen dados por la mano de obra y los materiales. Igualmente, todos sabemos que de la velocidad con la que conozcamos la situación real de las obras en lo que respecta a costes, dependerá nuestra capacidad de reacción para mitigar o corregir las desviaciones del presupuesto.

Mano de obra: 

Muy relacionado con la planificación en la Variable Tiempo, la selección del personal idóneo en número y en habilidades es uno de los factores clave de éxito. Es muy común que, por ejemplo, un electricista trabaje en más de una obra en el mismo día y que la naturaleza de su trabajo en la obra 1, pongamos por caso, no es la misma que en la obra 2. Lógicamente, el control de las horas trabajadas y el precio de esas horas, varía.

Mela te ofrece estas dos posibilidades:

a) Fichaje diario desde la propia aplicación con geolocalización incluida.

b) Control de horas trabajadas en las obras.

c) Generación automatizada de partes diarios de horas trabajadas a partir del fichaje diario.

d) Posibilidad de asignar costes por hora a cada usuario de la aplicación conforme la obra y la naturaleza del trabajo que realiza en las distintas obras.

La utilización de estas herramientas y su posterior análisis de costes (personas, materiales, servicios, maquinaria, etc.) sin dudas ayudará a afinar con los costes de la mano de obra a partir del parte de horas trabajadas. 

Materiales, servicios y maquinaria versus presupuesto: 

Ya decíamos que si bien el precio de los materiales impacta significativamente en los costes de las obras no está bajo nuestro control. Una vez acordado el precio de los materiales y, eventualmente, su entrega en obra, lo que nos queda es, por una parte, comparar su gasto progresivo con los presupuestado, al tiempo que analizar su óptima utilización en las obras.

Control en tiempo real del grado de ejecución del presupuesto:

En Mela puedes introducir, por partidas desglosadas, el presupuesto disponible para cada una de esas partidas. Los materiales, por ejemplo, a partir de una plantilla tipo que puede enriquecerse y adaptarse a los materiales concretos que se están utilizando. Puedes informar el tipo de material. la unidad de medida y el precio unitario. A partir de esa información, si hemos introducido previamente el presupuesto, al final de cada jornada, de manera automática prácticamente, podremos saber el grado de avance de ejecución del presupuesto totalmente actualizado con los últimos datos disponibles.

Lectura automática de albaranes y facturas:

La utilidad de Lectura automática de albaranes y facturas, además de ahorrarte tiempo y errores porque a partir de una simple foto, mediante tecnología OCR (reconocimiento óptico de textos), reforzada con inteligencia artificial, obtienes un Excel contable que permite realizar operaciones de cálculo sin necesidad de transcribir manualmente su contenido, es otra utilidad que te permitirá llevar un control en tiempo real de cuánto material llega a la obra y sus costes asociados, tanto del material como del transporte si se trata de dos proveedores diferentes.

4. Variable Calidad en las obras de construcción.

Muy relacionado con las variables de Tiempo y de Coste está la Variable de Calidad. Si os fijáis, la disponibilidad de tiempo o mejor, la eficacia de su planificación impacta directamente en los plazos de entrega al cliente, uno de los principales indicadores para medir la calidad en general. Por sentado se da que para conseguir la satisfacción del cliente, el primer indicador es el cumplimiento de los plazos acordados. 

El coste, influenciado por la calidad y el precio de los materiales recibidos, la adherencia total al proyecto constructivo, la gestión adecuada de la mano de obra disponible y, por resumir, la comunicación inmediata de desviaciones del presupuesto, del orden en la secuencia de ejecución de los trabajos, de cualquier situación inesperada que ponga en peligro cumplir con los estándares tiempo, coste, es decir, de calidad, son elementos vitales, entre otros.

A lo anterior habría que sumar la importancia de mantener un entorno de trabajo seguro y saludable para evitar accidentes laborales que tanto penalizan a la mano de obra.

Como ya hemos visto, las funcionalidades que ofrece Mela te ayudarán a gestionar las horas y el fichaje de tus empleados con su coste asociado, lo mismo para los materiales y posibles servicios (maquinaria, transporte, etc.) que utilices en las obras.

El poder dedicarte de manera centrada a los retos que presentan las obras diariamente gracias a que tienes automatizada la gestión documental de tus obras, no teniendo que dedicar tiempo extra, generalmente de oficina, a crearla y emitirla, así como a custodiarla, te permitirá supervisar convenientemente cualquier desviación que se produzca en la ejecución de los trabajos antes de que sea demasiado tarde y termine impactando en la calidad.

Mela puede convertirse, si quieres, en una herramienta insustituible para el control y la supervisión de la calidad de tus obras al poder controlar las variables de Coste y de Tiempo al momento, desde la misma obra, sin necesidad de desplazamientos y con una mejoría sustancial en la comunicación interna de tus equipos de trabajo, entre diferentes equipos de trabajo e incluso con el cliente.

5. Conclusión.

Honestamente, no hay una fórmula mágica que te permita optimizar la mano de obra con el fin de poder asumir más contratos o nuevas obras sin necesidad de aumentarla. Lo que sí podemos asegurarte, porque tiene base en lo científico, es que el primer paso para mejorar algo es medirlo. No hacer suposiciones o dejarse guiar siempre por las intuiciones. Una información de calidad sobre la que se sustenten tanto nuestro conocimiento como nuestras decisiones empresariales se antoja irrenunciable.

La respuesta a la pregunta que da título a este artículo es: digitalizándote. Valga aclarar que llevar las cuentas en Excel o escribir las actas en Word o utilizar algún software de mensajería, los mismos que utilizamos con familiares y amigos, no es exactamente digitalización. Digitalizar tus procesos de trabajo mediante el uso de aplicaciones como Mela y desde el punto de vista de la optimización de la mano de obra, significa, entre otras cosas.

- Trazabilidad de toda la información producida a pie de obra (actas, fotografías, disconformidades, inspecciones, supervisiones de calidad). Toda la información está en un mismo sitio, fácilmente localizable a través de diferentes criterios de búsqueda y potencialmente compartible con todos los agentes.

- Control del fichaje y de las horas trabajadas con sus costes asociados como paso previo al análisis de posibles tiempos muertos o infrautilización de la mano de obra. Flexibilidad a la hora de reasignar tareas a miembros del equipo con sus fechas de comienzo y fin para entender mejor cuánto tiempo conlleva realizar determinados trabajos y encontrar posibilidades de mejora. 

- Mejorar la competitividad de tu empresa o de tu trabajo como autónomo al tiempo que mejoras tu reputación y tu protección porque todo lo que ha sucedido en la obra ha quedado debidamente documentado y puedes demostrarlo. 

Quizás, un breve vídeo como este en el que damos una panorámica de toda la aplicación te provoque continuar investigando y finalmente convertirte en una de las tantas empresas y autónomos cuya utilización de la mano de obra ha mejorado (20 horas semanales ahorradas por persona, un 30% de disminución de errores y de trabajos rehechos y una disminución de entregas de trabajos u obras terminadas en un 50%) una vez que han adquirido e implementado Mela como su aplicación de gestión de obras.