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Beneficios de las checklists digitales en la construcción

La adopción y puesta en marcha de soluciones digitales para gestionar checklists en la construcción presenta una cantidad de ventajas que exceden el uso tradicional de papel. En este artículo te explicamos esas ventajas y te ayudamos con su implementación a través de Mela, el software "todo en uno" para tus obras de construcción.

15 nov. 2024 41 min Compartir

Beneficios de utilizar software para gestionar las checklist en las obras de construcción

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Índice

1. Introducción

2. Aumento de la eficiencia y de la productividad

a) Automatización de procesos y tareas

b) Generación automatizada de informes

c) Mejoría de la comunicación entre la obra y la oficina

3. Mejoría del control de la calidad

a) Mejoría de la gestión y custodia de la documentación

b) Optimiza la trazabilidad de la documentación

c) Estandarización de los procesos en la construcción

4. Facilidades en el uso y puesta en marcha

a) Integración con los sistemas empresariales

b) Facilidad de uso

c) No se necesita formación

5. Ahorro de costes y de personal

a) Prevención de accidentes

b) Aumento de la eficiencia

c) Ahorro de papel

6. Conclusión

1. Introducción

Todos sabemos de la utilidad de una checklist o lista de chequeo. Aunque no con ese nombre, desde un listado de tareas pendientes de ejecutar hasta una simple lista de la compra no dejan de ser una secuencia de acciones ordenadas con el fin de alcanzar un objetivo, una checklist, en definitiva. Evitan la omisión de alguna fase o aspecto importante, estandarizan los procesos y entre otros muchos aspectos, mitigan la comisión de errores y los "retrabajos" que tantas pérdidas económicas ocasionan. Tradicionalmente usadas en papel (con el gasto correspondiente, los riesgos de pérdida o manipulación y dificultades para su trazabilidad) han cobrado nueva vida con la digitalización y las app de gestión de obras. Hoy día, en formato digital, son imprescindibles en la gestión de las obras de construcción por su importancia en el aseguramiento de los plazos y de la calidad. A continuación desgranamos algunos de los beneficios que ofrecen al gestionarse en formato digital y cómo Mela, app pionera en su uso, pueden ayudarte.

La mayor parte de nuestra transformación digital reside en cambiar la forma en que pensamos y trabajamos.

2. Aumento de la eficiencia y de la productividad:

a) Automatización de procesos y tareas:

Las tareas repetitivas, y de esas tenemos muchas en el sector, no queda otra, tienden a fallar como resultado de su propio carácter repetitivo. A fuerza de hacerlas y hacerlas una y otra vez, crean una falsa sensación de seguridad y de dominio. Tener a mano una lista de chequeo en un dispositivo digital a pie de obra para seguirla y completarla garantiza en buena medida que no nos saltemos ningún paso, que las mismas actividades se realicen en un mismo orden lógico previamente definido, que se pueda automatizar la recopilación de datos, traduciéndose en un considerable ahorro de tiempo y de reducción del error humano.

Mela te ofrece una funcionalidad dedicada a la gestión de Actas (acta de replanteo, de inicio, acta de recepción de obra, de certificación, etc.) y de checklists mediante el uso de plantillas que puedes fácilmente modificar y adecuar a tus necesidades. Puedes vincularlas fácilmente por su tipología a determinados tipos de trabajos o secuencia de trabajos hasta conseguir reducir el margen de error humano en la ejecución de ciertos trabajos o de trabajos de inspección; de asegurarte, como en los despegues y aterrizajes de los aviones que todo está conforme antes, durante y después de ejecutados los trabajos.

b) Generación automatizada de informes:

Una vez completada la checklist en formato digital, y verificado sobre el terreno que se cumplen todos los requisitos, siempre necesitamos compartir el "OK" de la lista con otros compañeros de trabajo, con el jefe de obra, con el aparejador, etcétera. El tenerla en formato digital lo facilita (pensemos solamente en que no es necesario sacar copias), así como la posibilidad de generar informes, personalizados, firmados por todas las partes interesadas sobre el grado de cumplimiento de las checklists, lo que viabiliza identificar tempranamente tendencias y áreas de mejora.

Mela te ofrece la emisión automática de informes que contienen las listas de chequeo, con el sello y los datos de tu empresa, firmadas digitalmente con tecnología blockchain, compartidas de manera intuitiva con quien consideres  (hasta con el cliente) y almacenadas en la nube para su fácil localización y uso posterior sin ocupar espacio de la memoria de tus dispositivos.

c) Mejoría de la comunicación entre la obra y la oficina:

Lo digital acorta distancias físicas, permite la consulta simultánea y la colaboración sin necesidad de coincidir. Las checklist digitales rellenadas y cumplimentadas en las obras no necesitan esperar de un desplazamiento para que puedan ser consultadas y evaluadas en la oficina de la empresa. Están disponibles para todos los agentes, se encuentren donde se encuentren con tan solo consultar desde un dispositivo digital (teléfono móvil, tablet u ordenador) la obra en la que se ha compartido la checklist digitalizada.

Mela te ofrece un chat para cada obra. Chat integrado por todas las personas involucradas y comprometidas con el trabajo. Una lista de chequeo compartida en el chat de Mela es perfectamente consultable por el personal de la oficina que, además, puede generar y compartir una lista propia que llegará a todos los miembros del chat, pero que a discreción, puede asignar a un responsable.

Obrero consultando una checklist en una tablet a pie de obra

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3. Mejoría del control de la calidad:

a) Mejoría de la gestión y custodia de la documentación:

Las listas de chequeo son fundamentales en la gestión del control de la calidad. Como ya dijimos, en muchos casos facilitan la implementación y el seguimiento de procesos operativos estándar, así como pueden convertirse en valiosos registros de inspección. El tener las listas de chequeo almacenadas digitalmente ahorra tiempo, papel, espacio físico de almacenamiento y, lo más importante, son fácilmente localizables por varios criterios de búsqueda, limitación que tiene el custodiarlas en papel porque el criterio de búsqueda puede ser uno solo: recordar dónde las guardamos.

En Mela las checklist se almacenan en la nube, digitalmente. Toda la documentación que se genera en la obra sigue el mismo camino. Se asocian a la obra en la que fue compartida, pero pueden ser localizadas posteriormente, además de por la obra, por fecha, por emisor, por su título. Cada checklist, como cualquier documento en Mela, puede ser etiquetado a conveniencia. De modo que, buscando por la etiqueta que hemos puesto al documento, se puede localizar rápidamente sin riesgo de pérdida o de deterioro.

b) Optimiza la trazabilidad de la documentación:

Como cualquier otro documento vinculado al control de la calidad, para las checklist también es importante hacer la trazabilidad del proceso desde su origen hasta su fin, como forma de identificar posibles causas raíces de los problemas que puedan surgir.

Con las checklist digitales que tiene Mela es posible saber desde el origen, dónde se originó la checklist, quién o quiénes la firmaron y la compartieron en el chat. A qué obra(s) está vinculada, si hay fotos asociadas a las checklists, etc. Quiénes rellenaron la checklist y lógicamente, si se cumplimentaron los pasos que la checklist marca.Todo de manera intuitiva.

c) Estandarización de los procesos en la construcción:

Una vez que ciertas secuencias en los trabajos o en los procesos han sido probadas y demostrada su eficacia, lo deseable que es que todos sigan las mismas pautas para llevarlas a cabo, convirtiéndose así en una especie de guía para navegantes que ahorra tiempo, reduce errores y contribuye a la eficiencia y a la eficacia de las actividades.

Con Mela es posible generar plantillas de checklists. Todas las que se necesiten. La facilidad de descargarse la plantilla (o modificarla desde el portal web de la aplicación) favorece que, con apenas unas pocas modificaciones para adaptar la checklist al trabajo o proceso del que queremos asegurarnos, estén disponibles para todos y para todas las obras. El ahorro de trabajo y de tiempo es evidente.

4. Facilidades en el uso y puesta en marcha:

a) Integración con los sistemas empresariales:

La capacidad de integración de todos los softwares o aplicaciones con nuestros sistemas empresariales es muy importante a la hora de apostar por una aplicación o software en concreto. ¿De qué nos sirve que aporte mucho pero tenga que ser tratado como un ente independiente y no forme parte de nuestro sistema en el que controlamos el resto de cuestiones relativas a la construcción y a nuestras obras?

Las checklist en Mela, no solamente son exportables en formato PDF o Excel, que son formatos podríamos decir, universales, sino que también pueden ser compartidas fuera de Mela a cualquier aplicación de las más comunes (WhatsApp, correo electrónico, etc.), se pueden descargar tanto en el teléfono móvil como en el ordenador y no olvidemos que pueden ser firmadas con absoluta validez legal, gracias a la tecnología del blockchain.

b) Facilidad de uso:

Este es un principio fundamental. Una app o un sistema que carezca de esta características difícilmente tendrá éxito. Se trata de ofrecer la mayor cantidad de funcionalidades posibles pero con una interfaz intuitiva, familiar al que va a utilizarla. Si bien pensamos en una checklist como un secuencia de pasos o fases que hay que ir haciendo y marcando, Mela te ofrece mucho más:

Con Mela, las plantillas de listas de chequeo, pueden crearse utilizando muchas más funcionalidades que el simple check o casilla para marcar. Texto, Número, Fecha, Horas, Menús desplegables con una sola opción o con más de una, entre otras. También se pueden crear Secciones para organizar mejor la información y segmentar los datos. Asimismo, de manera muy intuitiva, se pueden marcar como obligatorios los campos; de esta manera nos aseguramos de que involuntariamente nadie se salte un paso. También se pueden definir ciertos campos como de solo lectura por lo que no pueden ser modificados ni siquiera voluntariamente. Por último, es posible crear campos condicionados; es decir, dependiendo, por ejemplo, de si la respuesta es sí o no, podemos indicar que aparezca o no otro campo. ¿Se requiere tal tipo de EPI en la obra? Esta podría ser la pregunta y la Condición, si la respuesta es sí, entonces mostrar el siguiente campo de texto: "Enumere los EPI utilizados".

c) No se necesita formación:

No se necesita formación alguna. Bastan unas pocas habilidades en el uso de las herramientas digitales más comunes tanto para rellenar el contenido de las checklists como para crear nuevas plantillas o modificar las ya existentes, aprovechando el contenido previo.

Las actas y las checklists están juntas en Mela. Este breve vídeo, de menos de minuto y medio de duración, es todo cuanto necesitas para comenzar a funcionar en Mela.

5. Ahorro de costes y de personal:

a) Prevención de accidentes:

En la confianza está el peligro. Una checklist bien pensada, bien estructurada en lo relacionado con la prevención y la seguridad laborales ayuda mucho a que una posible distracción u omisión ocasione un desgraciado accidente.

Nuestros clientes en Mela usan las checklist para asegurarse de que todos los miembros del equipo hacen las comprobaciones necesarias, sin saltarse ningún paso, antes de acometer determinados tipos de trabajo que por su singularidad o su peligrosidad son potencialmente inductores de accidentes. Desde el aseguramiento del escenario de trabajo, hasta un listado de EPI específico para esa actividad. Al alcance de tu mano.

b) Aumento de la eficiencia:

La eficiencia, nunca está de más recordarlo, es la "Capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos." Una lista de chequeo digitalizada ahorra tiempo y dinero y posibilita posteriores revisiones en caso de fallos o incumplimientos minimizando el número de personas que se dedican a comprobar, verificar e inspeccionar. Se puede disminuir, a partir del uso de las checklists, la cantidad de "retrabajos" si las desviaciones se detectan a tiempo.

c) Ahorro de papel:

Claro que es obvio. Eliminar la necesidad de imprimir en papel en las obras no solo se traduce en un ahorro en su consumo, sino también que contribuye a minimizar extravíos, pérdidas y evita la búsqueda en los sistemas de almacenamiento de papel tradicionales.

6. Conclusión

El uso de las checklists en el sector de la construcción es algo habitual. Un paso de avance con la digitalización de las checklists te permitirá ser más eficiente, conseguir mayor trazabilidad de las tareas con la consiguiente mejora de la comunicación entre el equipo de trabajo, concentrarte en la obra al automatizar su uso mediante plantillas fácilmente modificables. Contribuirás a la creación de entornos de trabajo más organizados y seguros al incluir listas de chequeo para la gestión de la seguridad y la salud en los lugares de trabajo. Y nunca las perderás.

El uso de aplicaciones como Mela, diseñada y enfocada en la gestión de las obras de construcción, en definitiva, puede ahorrarte tiempo y dinero. Te invitamos a descargarla y usarla gratuitamente de modo que puedas probar todo su potencial.