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Zeit- und Materialverwaltung: 4 Schritte die Ihnen bei der Digitalisierung helfen werden

Digitale Protokolle oder Papierprotokolle? Heutzutage ist die Entscheidung für ein digitales Protokoll keine Frage mehr, und es gibt viele Gründe dafür: Es verbessert die Effizienz, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, verhindert Fehler und Haftung und hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen.Hier sind 4 einfache Schritte, die jedem beim Einstieg in die Technik helfen sollen.

18 Nov. 2021 02 min Teilen

Zeit- und Materialverwaltung

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Das Zeit- und Materialprotokoll ist ein Dokument, in dem - in der Regel täglich - die für die Durchführung einer Aufgabe eingesetzten Ressourcen erfasst werden: die Arbeitsstunden von Angehörigen und Mitarbeitern, die verwendeten Materialien, eventuelle Fremdleistungen und die Werkzeuge.

Neben dem Bautagebuch, hilft das Zeit- und Materialprotokoll dabei,die Baustellenkosten im Blick zu behalten.

Wie wir bereits in anderen Artikeln gelesen haben, wird der Baustellenprofit hauptsächlich von vier Parametern bestimmt:

C, dem Höhe des Vertrags

R, den für die Arbeit verwendeten Ressourcen

T, die benötigte Zeit im Vergleich zur geschätzten Zeit

P, die Kosten der Probleme, Fehler und Abweichungen

Der Gewinn des Unternehmens auf einer Baustelle (d. h. die auf dem Bankkonto verbliebenen Euro), oder E, lässt sich also wie folgt zusammenfassen:

E = C - R - T - P

Heute werden wir uns vor allem auf R (die für die Ausführung der Arbeiten verwendeten Ressourcen) konzentrieren und darauf, wie man schnell und präzise die Betriebskosten einer Baustelle ermitteln kann.

Die Geschwindigkeit, mit der wir R kennenlernen können, ist ein grundlegender Parameter, mehr als seine Präzision. In der Tat würden wir Ihnen raten, die Genauigkeit etwas zu opfern, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, mit der Sie alle Ihre Kosten kennenlernen können.

Übrigens, wie viele Tage dauert es normalerweise, bis Sie ein Update zu den Betriebskosten einer Baustelle erhalten?

Zeit- und Materialprotokolle: Sollten Sie weiterhin auf langsames, teures Papier zurückgreifen oder zu digitalen Dokumenten wechseln?

Zeit- und Materialprotokolle: Sollten Sie an der alten, bequemen Einstellung festhalten, dass "das schon immer so gemacht wurde", oder sollten Sie den Übergang zu digitalen Werkzeugen einleiten?

Das eigentliche Problem, das Sie zu lösen versuchen, ist die Geschwindigkeit, mit der Sie erkennen, ob Sie mit einem bestimmten Projekt Geld verdienen oder verlieren. Bei papiergestützten Systemen kann sich die Zeit, die für die Beschaffung dieser Informationen benötigt wird, erheblich verlängern, so dass die Daten möglicherweise einfach zu spät eintreffen.

Bei der Verwendung von Papierprotokollen verdoppelt sich der Arbeitsaufwand und kann sich sogar verdreifachen, da die Informationen dreimal in eine Excel-Tabelle kopiert werden müssen: Das heißt, Sie müssen das Protokoll schreiben, es abliefern und dann die Informationen in die Haupttabelle der Baustelle übertragen.

Jede dieser Aufgaben führt zu einem zusätzlichen Zeitaufwand, der dazu führt, dass wir die Gesamtkosten einer Baustelle nicht kennen.

Protokolle auf Papier werden oft direkt vor Ort geschrieben - oder später am Abend zu Hause oder im Hotel. Dann müssen sie ins Büro gebracht werden (und bis dahin sind oft schon ein paar Tage vergangen), wo sie auf dem Schreibtisch verstauben.

Jemand anderes muss sie dann in eine Excel-Tabelle übertragen und die Informationen aus den Versandpapieren, Rechnungen und anderen Notizen zusammenstellen und gegenüberstellen.

Wie lange wird es dauern, bis Sie durch dieses Verfahren Ihre Betriebskosten kennen? Studien zeigen, dass diese Arbeitsweise zu Verzögerungen von bis zu drei Wochen führen kann!

Daher wird die Excel-Tabelle, in der alle Kosten erfasst werden, 21 Tage nach der Lieferung der Materialien oder Dienstleistungen vor Ort aktualisiert.

Außerdem müssen alle diese Unterlagen archiviert werden, und auch das ist nicht kostenlos! Die Ablage und Verwaltung dieser Unterlagen erfordert sowohl Platz als auch Arbeitsstunden, die jedes Mal zunehmen, wenn Sie das alte Protokoll wieder hervorholen müssen. Das alles kostet zusätzliches Geld.

Die Wahl digitaler Methoden hingegen scheint heutzutage obligatorisch zu sein. Dies ist notwendig, um alle aktuellen Vorschriften zu erfüllen, die große Veränderungen in der Baubranche einleiten und sich in Richtung Digitalisierung der Prozesse bewegen, die Effizienz steigern, mögliche Fehler oder Streitigkeiten vermeiden und Zeit und Geld sparen.

Was ist also zu tun?

Die Antwort lautet: DIGITALISIEREN, damit Sie alle Informationen von der Baustelle direkt an den Investor und den Buchhalter weiterleiten können. Die Informationen wären sofort verfügbar, in Form von aggregierten Daten und Business Intelligence.

Wir möchten Ihnen 2 Wege zu mehr Automatisierung vorstellen, die Ihnen zusätzliche Vorteile bringen:

1. Sie können einfach ein Foto des schriftlichen, papierbasierten Protokolls mit einer für das Baustellenmanagement entwickelten App machen. Das ist etwas grob, aber es spart Ihnen bereits Geld und erhöht Ihre Fähigkeit, Informationen zurückzuverfolgen.

2. Besser ist es, eine App zu verwenden, die digitale Protokolle von der Baustelle erstellt, so dass Sie die Gesamtkosten im Handumdrehen kennen.

Manchmal kann man mit sehr wenig viel erreichen, und deshalb sollte man die Vorteile des ersten Weges nicht unterschätzen! Wenn Sie das geschriebene Protokoll sofort nach dem Schreiben abfotografieren und in die Cloud hochladen, kann es sofort im Büro gelesen werden und es entsteht kein Stapel von Papierdokumenten.

Das bedeutet, dass die Daten praktisch in Echtzeit verarbeitet werden können. Das Gleiche gilt für Versandpapiere und Rechnungen, so dass die Buchhalter des Unternehmens die Baukosten Schritt für Schritt nachvollziehen können.

Wenn Sie jedoch eine Plattform verwenden, die speziell für das Baugewerbe entwickelt wurde, wie z. B. Mela, werden diese Dokumente automatisch nach Standort archiviert, sie gehen nicht verloren und Sie brauchen kein Papierarchiv mehr. Wenn Sie Messaging-Apps wie WhatsApp verwenden, wird dies nicht geschehen und Sie werden nur einige der Vorteile nutzen können.

Schauen wir uns Lösung Nummer 2 etwas genauer an. Sie ist effizienter, erfordert aber mehr Aufwand bei der Umsetzung.

Wie können Sie ein Zeit- und Materialprotokoll direkt auf der Baustelle erstellen?

Dazu müssen Sie in der Lage sein, von Ihrer Baustelle aus auf diese digitale Plattform zuzugreifen. Daher muss die von Ihnen gewählte Plattform einige zusätzliche Anforderungen erfüllen:

• Sie muss einfach sein, und das können wir gar nicht genug betonen! Wenn Sie wollen, dass der Vorarbeiter oder der Bauleiter die App nutzt, muss sie einfach sein. Das liegt nicht daran, dass Ihre Mitarbeiter nicht technisch versiert sind, sondern ganz im Gegenteil. Ingenieure, Konstrukteure und Buchhalter sind an die komplexe Software gewöhnt, die vor ein paar Jahren entwickelt wurde, und können komplexe Tabellen verwalten. Die Menschen vor Ort hingegen waren nie gezwungen, damit umzugehen, und haben selbst mit der Digitalisierung begonnen, indem sie Facebook, WhatsApp und soziale Medien nutzen: einfache Lösungen, die sehr gut funktionieren. Dies ist der Referenzstandard, den Ihre Baustelle erfüllen muss, wenn Sie alles digitalisieren wollen.

Halten Sie sich also von komplexen Verwaltungssystemen fern: Sie mögen für Buchhalter geeignet sein, aber werden Ihre Mitarbeiter vor Ort sie auch nutzen?

• Es muss sich um eine mobile App handeln, nicht um eine Web-App. Das bedeutet, dass die App auf einem Smartphone auch ohne Internetverbindung einwandfrei funktionieren muss. Sie kann nicht die mobile Version einer Webseite sein! Andernfalls müssen Ihre Mitarbeiter jedes Mal, wenn die Verbindung abbricht oder instabil wird, alternative Lösungen verwenden.

• Sie sollte die Möglichkeit bieten, Versanddokumente und Rechnungen zu fotografieren, so dass Sie alle von anderen Unternehmen gesendeten Papierdokumente hochladen können, um sie dem Büropersonal sofort zur Verfügung zu stellen.

Lassen Sie uns nun eine Strategie für diese Veränderungen erarbeiten, damit Sie von Papierprotokollen zu digitalen Protokollen übergehen können.

1. Beginnen Sie damit, Arbeitsstunden zu erfassen

Beginnen Sie den digitalen Wandel mit der Erfassung aller Arbeitsstunden auf jeder Baustelle. Eine gute Strategie für die Umstellung von Papier auf digitale Medien besteht darin, zunächst alle Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Arbeitsstunden in der App zu erfassen.

Andererseits kann die Erfassung der verwendeten Materialien komplexer sein, so dass es besser wäre, dies Schritt für Schritt zu tun. Die erste Aufgabe besteht also darin, jeden Vorarbeiter dazu zu bringen, den Bericht über die geleisteten Arbeitsstunden auszufüllen.

Mit einem Tool wie Mela geschieht dies direkt im Chatroom der Baustelle!

Wenn Sie dies jeden Tag tun (bei einem Team von 5 Personen dauert es nur 30 Sekunden), haben Sie alle Arbeitsstunden für jeden Monat und jede Baustelle unter Kontrolle.

Mit diesem Verfahren benötigen Sie keine zusätzlichen Bürostunden mehr, um diese täglichen Protokolle abzuschreiben, und bei der Erstellung der Arbeitszeitnachweise am Monatsende müssen Sie nur noch die kumulierte Summe überprüfen!

Mit den digitalen Instrumenten können Sie auch intelligente Möglichkeiten der Datenauswertung schaffen (die so genannte Business Intelligence). Zum Beispiel, wie viel Arbeit auf einer bestimmten Baustelle über einen bestimmten Zeitraum hinweg geleistet wurde: mehr in den ersten 15 Tagen, später weniger usw.

Was die Materialien betrifft, so werden Sie in der ersten Phase weiterhin Fotos von den Versandpapieren und Materialprotokollen in Papierform machen (falls erforderlich, denn manchmal reichen Versandpapiere aus).

Nach etwa einer Woche sind Sie bereit für Schritt 2, in dem Sie sich mit der Digitalisierung von Materialprotokollen beschäftigen werden.

2. Beginnen Sie mit den vor Ort verwendeten Materialien und Hilfsmitteln

Der zweite Schritt besteht darin, mit der Kontrolle der auf den einzelnen Baustellen verwendeten Baumaterialien zu beginnen, die häufig Kopfschmerzen bereiten.

Beginnen wir mit einem einfachen Szenario: Die Materialien für eine Baustelle werden von einem vertrauenswürdigen Lieferanten gekauft und können entweder direkt auf der Baustelle angeliefert oder im Lager des Lieferanten abgeholt werden.

1. Eine gute allgemeine Regel - ob Sie nun digitalisieren oder nicht - ist es, immer separate Rechnungen und Versandpapiere für jede Baustelle anzufordern, auch wenn sie persönlich abgeholt oder an ein Zentrallager geliefert werden.

2. Dann sollten Sie die Bilder der Versandpapiere in Ihr Berichtssystem hochladen - jedes Mal! So kann derjenige, der für die Buchhaltung zuständig ist, sie sofort sehen und nachvollziehen, welche Materialien verwendet (oder zumindest auf die Baustelle gebracht) wurden. Dieser Prozess wird, wie bereits erwähnt, die Papierakten entmaterialisieren, deren Aufbewahrung kostspielig ist (und niemand merkt es).

3. Der letzte Schritt besteht darin, den Bauleiter aufzufordern, die verwendeten Materialien in sein Tagesprotokoll aufzunehmen, indem er sie in den Abschnitt MATERIALIEN einträgt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Wir empfehlen, mit dieser Funktion zu beginnen, sobald der Bauleiter ausreichend Erfahrung im Umgang mit den digitalen Werkzeugen hat.

Ein wichtiger Punkt für Schritt 3 ist, dass Sie wissen, welche und wie viele Materialien Sie mitnehmen müssen. Wenn Sie noch nie davon gehört haben, sollten Sie sich mit dem Pareto-Prinzip (oder der 80-20-Regel) beschäftigen. Wenn Sie 100 Materialien zu einer Baustelle transportieren, machen 20 davon 80 % aller Kosten für Baustellenmaterial aus (und manchmal sogar mehr).

Um mit der Digitalisierung Ihrer Materialkosten zu beginnen, bitten Sie den Bauleiter, alle Materialien zu erfassen, die in Ihren Baukosten eine Rolle spielen. Ob digital oder auf Papier, ein Sack Zement und eine Packung Schrauben werden nur eine Zeile in Ihrem Protokoll ausmachen.

3. Fügen Sie alle auf der Baustelle verwendeten Dienste von Drittanbietern hinzu

Dienstleistungen Dritter (z. B. Gerüste, Kräne oder Bagger) können einen großen Kostenfaktor darstellen. Wenn Ihre Baustelle diese Fremdleistungen in Anspruch nimmt, müssen diese in das Protokoll aufgenommen werden, egal ob in Papierform oder digital.

Die wirtschaftlichen Auswirkungen solcher Dienstleistungen sind kaum zu übersehen, und wenn Sie darauf warten, dass der Lieferant eine Rechnung schickt, kann dies Ihre Baustellenbilanz durcheinander bringen.

Dienste von Drittanbietern müssen immer in das Protokoll aufgenommen werden!

4. Auch Maschinen und Werkzeuge gehören dazu!

Der letzte Schritt ist für fortgeschrittene Benutzer: Sie können auch die Maschinen und Spezialwerkzeuge, die Sie verwendet haben, in Ihre Protokolle aufnehmen. Aber auch dann sollten Sie sich überlegen, welche Ergebnisse Sie tatsächlich erzielen wollen. Müssen Sie wirklich wissen, ob Mario einen LKW 10 km weit gefahren hat? Ändert das die Bilanz Ihrer Baustelle wesentlich? Wir hoffen nicht, denn sonst lässt sich Ihr Problem nicht mit Protokollen lösen! Wenn er den Lkw 100 km oder mehr gefahren ist, sieht die Sache schon anders aus.

Eine einfache Lösung könnte darin bestehen, jeder Maschine einen Kilometerpreis zuzuweisen und die täglich gefahrene Kilometerzahl aufzuzeichnen (auch wenn es nur eine grobe Schätzung ist!). Wir raten Ihnen davon ab, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie vor und nach jeder Fahrt den Kilometerstand aufzeichnen, da dies nur den Eindruck einer strengen Kontrolle erweckt und letztlich von der Digitalisierung abschreckt. Wenn am Ende des Monats ein signifikanter Unterschied zwischen den angegebenen und den tatsächlich gefahrenen Kilometern besteht, dann wissen Sie, dass es etwas zu untersuchen gibt.

Es kann sehr nützlich sein, die Bewegungen Ihrer Maschinen und Werkzeuge von einem Standort zum anderen verfolgen zu können, insbesondere bei den teuren Werkzeugen. Deshalb ist es wichtig, zu registrieren, wenn ein bestimmtes Werkzeug vor Ort eintrifft, denn niemand verliert gerne Arbeitsgeräte (vor allem nicht die teuren!).

Weisen Sie dazu jedem Gerät oder Werkzeug einen Namen und eine Nummer zu (z. B. Hammer M1, Bohrmaschine D2), laden Sie die Liste auf die digitale Plattform hoch und bitten Sie den Bauleiter, die Ankunft jedes Geräts zu erfassen. Mit nur einem Klick können Sie sehen, wo sich alle Werkzeuge befinden und wo sie gewesen sind.

Wie das geht, sehen Sie auf dem Bild unten.

Durch die Digitalisierung dieser 4 Kostenpositionen (Arbeitsstunden, Materialien, Dienstleistungen oder Mieten und Werkzeuge) können Sie verfolgen, wie viel Geld für eine einzelne Baustelle ausgegeben wurde.

Das wichtigste Ergebnis ist, dass Sie in der Lage sind, die Kosten für jeden Standort genau und schnell abzuschätzen.

So können Sie fundierte Entscheidungen treffen und sogar Strategien korrigieren, die Ihre Rentabilität beeinträchtigen könnten. Wenn Sie alle Kosten schnell und präzise kontrollieren, können Sie größere Risiken eingehen, Ihre Produktivität steigern und sogar die Zeit bis zur Fertigstellung eines Projekts verkürzen.

Dies ist der erste Schritt zur Fertigstellung einer 10-monatigen Baustelle in nur 9 Monaten!

MELA, DER BAUSTELLEN-CHAT:

• Alles ist an einem einzigen Ort organisiert: Mitteilungen, Bilder, Videos, Sprachnotizen
• Der Baustellentagesbericht wird automatisch anhand der vor Ort erfassten Notizen erstellt.
• Der Baustellenbericht ist mit nur einem Klick erstellt: Wählen Sie die benötigten Informationen aus, fügen Sie Ihre Unterschrift und Ihr Firmenlogo hinzu, und fertig ist er!
• Der daraus resultierende Bericht ist ein rechtmäßiges Dokument, dass alle geltenden Vorschriften einhält.